Оптимизация бизнес-процессов предприятия: цели, задачи и методы достижения

Работа любого предприятия состоит из множества бизнес-процессов. Это и закупка сырья и материалов у поставщика, и производство готовой продукции, и реализация ее покупателю, также есть финансовые и инвестиционные операции, услуги сервиса и обслуживания потребителей. И каждый такой участок работы может как быть явным преимуществом предприятия, так и явным его недостатком. Например, организации имеет слабое звено - обслуживание покупателей, это снижает количество продаж, понижает прибыль и т.п.

Вариантов множество. Но именно такие ситуации требуют явной оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет менять концепцию работы, повышать эффективность и доходность бизнеса. И далее о том, что такое оптимизация, когда ее необходимо внедрять в практику компании и какие методы стоит использовать для достижения нужного результата.

Что такое бизнес-процессы на предприятии

Бизнес-процесс – это определенная совокупность мероприятий, направленная на формирование определенного готового изделия или услуги. Интересно то, что такая категория не имеет большого числа научных дефиниций. Ее используют по умолчанию, не предоставляя четкого и явного определения такой категории. Например, есть процесс, а есть бизнес-процесс. На первый взгляд, это однотипные операции. По факту не совсем так:

• процесс – это некий участок работы, действий, имеющих старт и окончание. Его совершает не человек, а программа, автоматизированная система;
• бизнес-процесс - это то, что реализуется посредством участия человека. Реализовать подобный алгоритм действий невозможно без участия сотрудника предприятия.

Другая особенность бизнес-процесса в том, что он всегда имеет четкую прописанную структуру. То есть любые действия какого-либо человека – это не процесс, они не имеют цели, системности. Бизнес-процесс должен быть представлен на бумаге, должна быть утверждена четкая иерархия задач, этапов, процедур.

Например, бизнес-процесс по закупке сырья у поставщика и доставке его на склад. Есть четкое понимание, что сначала подписывается договор на поставку, потом оформляется заказ, соответствующие документы, происходит доставка товара на склад, который потом зачисляется на баланс предприятия.

Таким образом, деятельность любого предприятия соткана из множества бизнес-процессов, которые позволяют достигать главной миссии предприятия. И вся сложность в том, что наличие и управление лишь одним процессом, не приносит эффективности для всего участка работы.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Создание бизнес-процесса – это творческая задача. Невозможно создать идеальный механизм. Как и расписать алгоритм, который необходимо выдержать на 100%. Все-равно все процедуры не совершенны, присутствует и человеческий фактор, допускаются ошибки. Эксперты сходятся во мнении, что любой бизнес-процесс – это вообще симбиоз точной математики и креативного мышления.

Так вот оптимизация призвана внести в работающую систему нотку нового. Это не значит, что изменится весь алгоритм, просто какой-то этап, действие будет выполняться по-иному. Основная задача оптимизации – устранение выявленных недостатков, сбоев, минусов в работе, ликвидация повторяющихся функций и задач.

В каких случаях можно использовать:

• необходимость снизить затраты предприятия (особенно актуально в кризисные периоды);
• повысить производительность труда и аннулировать дублирование функциональных обязанностей (оптимизация штатной численности);
• существует потребность в дополнительных финансовых ресурсах, в том числе и при расширении предприятия;

В рамках оптимизации часто рассматривают такое понятие как реинжиниринг. Так вот есть принципиальная разница между этими категориями:

1. Реинжиниринг направлен на революционные кардинальные изменения, которые должны повернуть вектор развития в иное русло. Такая процедура проводится однократно. Ее невозможно проводить системно на периодической основе.
2. Оптимизация проводится периодически, она не вносит кардинальных корректировок в деятельность предприятия. А просто ее улучшает.

Ярким примером оптимизации всегда является сокращение штатной численности персонала, но не просто так, а по реальным потребностям. Например, есть планово-экономический отдел, финансовая служба, бухгалтерия. И среди каждого указанного подразделения есть ряд дублирующихся функций. Возможно объединить все три отдела в один с закрепление конкретных функций за специалистом отдельного профиля.

Правила оптимизации

Нет четких правил, как должна проходить оптимизация. Ни один теоретик или эксперт, который не имеет дела к конкретному предприятию, не сможет сказать, чем руководствоваться при оптимизации. Поэтому далее представлены основные правила, которые могут работать, а могут и нет:

• группировка бизнес-процессов или укрупнение. На любом предприятии существует масса процессов, перед началом оптимизации следует все их сгруппировать с использованием разных классификационных признаков;
• использование гибкого моделирования. Необходимо понимать, что любые модели и управленческие решения могут в процессе оптимизации корректироваться, изменять свой первоначальный вид;
• принятие во внимание человеческий фактор. Нужно понимать, что оптимизация часто вызывает недовольство некоторых людей. И поэтому важно сформировать задачу так, чтобы учитывались не только коммерческие интересы, но и социальные, трудовые и т.п.

Методы оптимизации

Сказать точно, сколько методов оптимизации бизнес-процессов на предприятии существует и какой нужно применять, невозможно. Эксперты сходятся во мнении, что это сугубо индивидуальный вариант решения проблемы. Далее будут представлены основные методы, которые могут быть использованы как отдельно, так и в совокупности:

1. Кайдзен или метод непрерывного совершенствования. Означает, что улучшать нужно непрерывно и все сразу. То есть внимание акцентируется не на конкретном участке работы, например, на продажах, а на всех звеньях одной цепочки. Этот метод придуман японцами, еще называется японской философией. Метод не всем и не всегда подходит, поскольку его реализация требует длительной работы. Например, чтобы сразу усовершенствовать производство, закупку и реализацию, обслуживание и т.п., необходимо много ресурсов, четкий детализированный план и квалифицированный персонал.
2. Инжиниринг. Метод, который можно использоваться для модернизации производства, технологических этапов. В рамках метода выделяют такое направление как компьютерный инжиниринг. Буквально это означает полную автоматизацию деятельности, замену человеческого труда на работу компьютеров, автоматизированного оборудования.
3. Метод ограничений Голдрата. Базируется на том, что не всегда деньги нужно направлять на улучшение слабого звена. Поскольку его корректировка не всегда приведет к улучшению работы всей цепи в целом. Поэтому, если звено работает плохо, то нужно или подстроиться под такие реалии или его устранить, но не в коем случае не улучшить.
4. Метод дробления процессов на мелкие сегменты. Общая задача бизнеса строиться на том, что выполнение каждой задачи поручалось конкретному исполнителю. Участки работы не должны укрепляться, поскольку невозможно работать на укрупненных задачах.

Это только часть тех, что используются на практике. В реалии часто концентрируются на методе сокращения затрат, персонала, укрупнения. Но идеального метода и подхода нет. Есть целые научные концепции, например, как концепция Кайдзен или концепция Голдрата. Но всегда эти теории смогут подойти для конкретного объекта.

Подготовка к оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов должна начинаться с ранжирования бизнес-процессов. Необходимо выделить ключевые процессы, распределив всю деятельность на участки. Потом из всей совокупности сформировать основные группы бизнес-процессов.

Далее рекомендуется провести SWOT-анализ каждого бизнес-процесса, поняв, какие сильные и слабые стороны есть на данном участке, что можно улучшить на основе перспектив и возможных изменений.

Если есть возможность, на третьем этапе подготовки важно реализовать бенчмаркетинг. Необходимо сравнить конкретный бизнес-процесс предприятия с его конкурентами. И понять, что работает не так, что нужно улучшить. Конечно, реализовать это на практике не просто, поскольку для проведения бенчмаркетинга необходим сбор достаточного количества информации. А где взять данные из внутренней системы конкурента. Это вопрос сложный, но некоторые компании находят варианты его решения. Конечно, метод можно реализовать не для всех участков, но для некоторых вполне успешно.

Потом уже выявляются причины, которые повлекли сложившуюся ситуацию. Выявляются факторы внешней и внутренней среды, которые повлекли подобную ситуацию. И далее применяется уже конкретный метод оптимизации.

Ошибки оптимизации бизнес-процессов

Ключевая ошибка оптимизации, которую выделяют все эксперты - это спешка. Как правило, проблема возникает непредвиденно и руководство поручает оперативно ее решить конкретному исполнителю. Тот вынужденно методом проб и ошибок разрабатывает план, внедряет его в действие и получает хоть какой-либо результат. Конкретный сотрудник ставит задачу не достичь максимально эффективного результата. Особенно актуально для тех, кто материально не мотивирован. Он просто желает поставить «галочку» напротив очередного задания руководства.

Поэтому в эффективной оптимизации нет места спешки и необдуманным решениям.

Какие еще ошибки встречаются при такой работе:

• концентрация внимания на тех деталях и мелочах, которые не имеют основополагающего влияния. Люди концентрируются на второстепенных факторах, не имея даже представления о том, что является существенным, а что нет. В качестве примера можно привести нарушения сроков поставки. Менеджер может акцентировать внимание на том, что это плохой поставщик, это неправильно поданная заявка и т.п. Когда фактически нужно менять подход к выбору поставщика, к разработке корректного и юридически правильного договора о сотрудничестве с предусмотренными штрафными санкциями;
• использование сугубо интуитивного подхода к разработке планов оптимизации. Все, что происходит на предприятии в контексте оптимизации – это лишь личное мнение эксперта, руководства, основанное не на математических моделях, расчетах, а на банальном желании. Конечно, нельзя пренебрегать фактом того, что часто хорошие идеи и решения строятся на логике и интуиции. Но здесь проблема может заключаться в другом – у каждого из команды свое мнение, взгляд, поэтому не всегда можно достичь желаемого результата;
• использование оптимизационных решений и алгоритмов, которые хороши для других компаний, но не для данной в частности. Можно взять готовое решение и апробировать его на бизнес-процесс своего предприятия. Но нет гарантий, что такой механизм поможет что-то изменить в лучшую сторону. Даже одна и та же модель на предприятиях одной сферы не может принести одинаковый эффект.
• привлечение к оптимизации топ-менеджеров. Конечно, руководство должно быть осведомлено в том, что нужно менять и для каких целей. Но зачастую такой управленческий персонал не наделен компетентными способностями для реализации конкретной задачи. И если они принимают активное участие в процессе оптимизации, то зачастую мешают достичь нужного результата.

Заключение

Таким образом, оптимизация бизнес-процессов используется на предприятии тогда, когда необходимо устранить имеющиеся недостатки и проблемы. Ее нужно применять тогда, когда не нужны кардинальные изменения, а нужно слегка подкорректировать какие-то участки работы. И это основное отличие оптимизации от реинжиниринга. Нет идеального метода, который бы принес 100% результат. Нужно использовать те модели, которые максимально эффективны для конкретного предприятия.