Управление проектами для оптимизации задач бизнеса

В условиях непрерывно меняющегося внешнего окружения компании должны искать новые способы решения возникнувших трудностей и задач. Выход для многих компаний – внедрение метода управления проектами.

В чем может помочь внедрение управления проектами

Для менеджера управлять проектом означает, что нужно обозначить цель и собрать вокруг себя команду узкоспециализированных сотрудников. Проект и четкий план необходим там, где есть временные ограничения, недостаточный бюджет, большой объем работ. Добиться оптимизации необходимых средств и времени для достижения предварительно определенных задач можно только благодаря грамотному управлению.

Смысл проектного управления – формирование полноценного плана, соответствующего целям заказчика. Иногда анализ деятельности заказчика показывает на необходимость формирования или реформировании брифа. Когда цель клиента будет четко определена, она должна оказывать влияние на все действия, предпринимаемые участниками проекта. Плохо определённые, так же как и строго назначенные критерии проекта нарушают процесс принятия решения.

Почему нужно управлять проектами

Менеджмент управления является одним из инструментов, помогающих поддерживать выбранную стратегическую тактику компании. Простыми словами, он способствует выявлению основополагающих направлений, приоритетных в развитии компании, контролю, правильному распределению необходимых ресурсов между сотрудниками для достижения цели.

Управлять, значит контролировать каждую фазу деятельности внутри проекта. Такой подход имеет свои преимущества:

• Можно организовать прозрачную систему мотивации участников проекта;
• Внимание к деталям на каждом этапе позволит сформулировать более четкие цели и установить приоритетность выполнения задач;
• Анализ предстоящей работы избавит от ненужной документации, так как не будет лишних этапов работ;
• Планирование позволит распределить бюджет и кадровые ресурсы в соответствие с задачами;
• Контроль этапов выполнения работ поможет обнаружить и предотвратить рисковые операции;
• Работа над одним проектом позволяет оценивать результат работ по единому стандарту.

Благодаря проектному управлению, компания может разделять большой объем работы на этапы, минимизировать бюджетные растраты, установить дедлайны, отслеживать результативность каждого этапа работ. Анализ по завершении проекта даст информацию по каждому отдельному этапу работ и проекту в целом.

Какие бывают стандарты в управлении

Существуют стандарты, помогающие упростить управление и оценку эффективности проектов. Целью стандартизации является повышение эффективности управления. Добиться этого можно путем достижения определенной упорядоченности и постоянного применения установленных правил.

В зависимости от сферы использования и порядка разработки стандарты подразделяются на:

• Международные, получившие мировую значимость в процессе развития, или предназначенные для использования в международном масштабе.
• Национальные, ограничивающие деятельность одного конкретного государства. Могут осуществляться на различных уровнях: государственных, отраслевых, в определенном секторе, для ассоциаций, производственных компаний, предприятий и учреждений.
• Региональные, деятельность которых открыта только соответствующим органам государств одной географической, политической или экономической области мира.
• Частные или коммерческие – образовательные комплексы, пропагандируемые для свободной передачи частным лицам, учреждениям или компаниям.
• Общественные – разработаны и принимаются сообществом профессионалов.

Кто причастен к проектам

Проектная деятельность это всегда совместная работа, с четко обозначенными функциями каждого участника. Чаще всего в проекте принимают участие:

1. Спонсор (куратор) – это лицо или организация, которые предоставляют деньги или людей для реализации работ. Спонсор обладает решающим голосом, так как в случае успеха проекта, основная прибыль достанется ему.
2. Команда – это группа людей, непосредственно работающих над проектом.
3. Проектный менеджер – это сотрудник, которого спонсор назначил управлять командой. Он курирует все этапы работы: от постановки цели до контроля работы команды.
4. Заинтересованные стороны – это все, кто напрямую или косвенно способны повлиять на выполнение плана. Сюда входят сторонние спонсоры, сотрудники компании, реализующей проект, конкуренты.

Для чего компании нужен управленец

Проджект-менеджер является лицом, несущим ответственность за реализацию плана. Он имеет право руководить деятельностью, нацеленной на выполнение задач проекта. Инвестор или заказчик наделяет менеджера соответствующими полномочиями еще при разработке устава проекта.

Менеджер прилагает усилия, чтобы создать благоприятные условия для выполнения проектных задач в установленный срок без ущерба бюджету. Для успеха проекта менеджер должен выполнять следующие действия:

• видеть и понимать особенности проекта;
• проводить первичный анализ, учитывающий интересы сторонников проекта;
• планировать этапы работ и промежуточные задачи;
• подбирать компетентный персонал;
• предоставлять отчет о своих действиях и этапах работ вышестоящему руководству;
• контролировать работу сотрудников и процессы выполнения плана;
• составлять прогноз результатов проекта и вносить своевременные корректировки;
• вести документацию.

Также проектный менеджер должен обладать качествами, формирующими ключевые навыки. Например, стрессоустойчивость, целеустремлённость, инициативность, коммуникабельность и прагматизм.

За и против системы управления проектами

Внедрение управления проектами в бизнес не является обязательным и подходит не всем организациям. Принимая решение об использовании проектной системы, нужно взвесить все достоинства и недостатки данного подхода.

К плюсам системы относится:

• можно определить приоритеты и главные цели текущего проекта;
• осуществить контроль за всеми этапами проекта;
• разработать KPI;
• выявить и предотвратить потенциальные проблемы;
• оптимально распределить ресурсы;
• разработать систему мотивации под проект;
• минимизация бюрократий.

К основным недостаткам формата относятся:

• Необходим дополнительный бюджет. Также не все компании могут себе позволить нанять проект-менеджера.
• Отсутствие на рынке труда опытных управленцев.
• Трудности в переходе. Перестройка процессов работы на проектные требует дополнительных знаний и времени.

Какие этапы бывают в управлении проектами

Этапы, с момента создания до окончания проекта, составляют его жизненный цикл. Благодаря пониманию цикла развития проектного управления команда может работать в соответствии с поставленными стратегическими целями, следить за ходом работ. К тому же, работа идет быстрее благодаря планированию действий.

На данный момент можно выделить пять основных этапов в проекте:

Инициация

Пока проект не утвержден нужно выяснить его целесообразность. Чтобы это сделать, нужно определить заинтересованные лица и составить проектный устав.

Планирование

Теперь менеджеру необходимо обсудить с коллективом пошаговый план осуществления проекта. Обдуманная планировка поможет избежать типичные ошибки. В их число входят искаженные представления о перспективах и целях, плохо организованная коммуникация, неадекватные оценки.

Поставить цель лучше всего с помощью SMART-системы. Система опирается на принципы конкретизации, измерения, достижения, смысла и временного пространства.

После постановки цели надо понимать, какую работу предстоит делать. Например, можно выделить иерархию работ в виде графической схемы WBS. С ее помощью члены команды поймут какие задачи нужно выполнить и сколько времени на них уйдет. Также такой подход поможет распределить задания и ресурсы между основными действующими лицами.

В результате данного этапа будет сформирован готовый документ проектного плана.

Исполнение

На этом этапе происходит основная часть работы. Каждый член команды выполняет отведенную ему роль. В процессе работы становится понятным, правильно ли выбран курс и что следует подкорректировать.

Мониторинг

Теперь необходимо проверить проект на отклонения от плана. Нужно контролировать соблюдение дедлайнов, выявлять лишние нецелевые действия, а также следить, чтобы бюджет не выходил за рамки.

Финал работ

По окончании работ нужно провести анализ, выявить сильные и слабые стороны реализации плана. Также нужно оценить качество работы сотрудников. Эту информацию можно использовать при планировании других проектов. Также необходимо подготовить документальный отчет о проекте.

Какие существуют подходы в управлении

Подходы к управлению, так же как и стандарты могут помочь осознанно управлять проектами. Из основных подходов можно выделить следующие:

• Принцип «водопад». Этот метод подразумевает, что цикл жизни проекта складывается из фаз, строго следующими друг за другом. Вторая фаза не начнется, пока не завершится первая. Эта модель позволяет тщательно выполнять все задачи, но в ней сложно исправить ошибки предыдущих фаз.
• Итерационный подход. Предполагает постоянное наблюдение за результатами и показателями. Например, реализация проекта сейчас на 4 этапе, однако контроль и наблюдение ведется не только за 4 этапом, но и за предыдущими. Таким образом, работа циклов не заканчивается, пока не закончится весь проект.
• Спиральные модели Боэма характеризуются внесением изменений на каждом этапе решения задачи. Витки спирали заставляют возвращаться к ранее выполненным этапам и добавлять к работе новые детали, делая другую версию уже созданного продукта.
• Инкрементный подход применяется, если объем работы слишком большой. Крупные задачи делятся на небольшие группы. Чаще всего используют семиотику. Она представляет собой тщательное изучение смысла проекта и его логической структуры. Каждый шаг рассматривается на предмет выгоды и целесообразности.

Методологии управления проектом

Методология управления служит неким стандартом принимаемых решений от начала до конца исполнения проекта. Таких стандартов выделяют несколько:

• Waterfall

Здесь важна последовательность и четкость следования всем заранее определенным стадиям в разработанном плане. В этой методологии появление неожиданных факторов минимально, потому что все шаги заранее планируются и фиксируются.

• Аgile

Эта методология подойдет для проектов, которые направлены на улучшение продукта заказчика. Команда тесно сотрудничает с заказчиком, своевременно вносит изменения и инновации в проект.

• Scrum

Происходит от Аgile. Суть метода в удовлетворении пожеланий заказчика, даже если качество проекта не будет соответствовать стандартам. Команда работает короткими спринтами, чтобы сразу продемонстрировать заказчику результат и внести дополнительные детали.

• Kanban

«Канбан» это площадка, на которой располагаются блоки, соответствующие этапам работ. Это метод открытой работы, где каждый член команды может увидеть, какие задачи поставлены. Сотрудники видят, на каком этапе работы находятся их коллеги, и могут регулировать свою деятельность. Также менеджеру проекта легче контролировать проект.

Программы для управления проектом

Для удобства и оптимизации работы менеджера и его команды разработано много специализированных программ. Они различаются функционалом и используются в зависимости от задач проекта.

1. Битрикс24 может использоваться как CRM и телефония, а также как система контроля задач.
2. Jira является баг-трекером, выявляет ошибки в программном коде. Также платформа имеет шаблоны для планирования и управления.
3. Асана. Более 200 инструментов для организации удаленной работы.
4. MS Project – программа для планирования, контроля ресурсов, создания сценариев, мониторинга прогресса и дедлайнов. Интегрирован с Microsoft Office.
5. Trello – площадка для планирования задач, которые фиксируются на досках. Доступ к доскам настраивает менеджер проекта.

Таким образом, интеграция проектного управления в работу компании может, как облегчить, так и усложнить жизнь сотрудникам. Внедрение данной системы требует наличие определенных знаний, компетенций и средств.