Стратегическая сессия

Стратегическая сессия - это мероприятие для встречи ключевых участников бизнеса. Проводится для принятия важных решений по подготовленному списку вопросов (миссия компании, ценности и видение, поставленные цели и стратегия их достижения). На момент события, участники обсуждают также текущее состояние, которое повлияет на затраты в будущем.

Подобные мероприятия предусматривают привлечение руководителей разного уровня, формат выбирается с учетом особенностей компании, обсуждаемых проблем и вопросов.

В современных условиях, когда отделы или их руководящее звено могут находиться в разных странах, часто используются инструменты проведения корпоративной видеоконференции. Часть записанного материала после используется руководителями младшего звена для тщательной проработки.

Что такое стратегическая сессия

Стратегическая сессия простыми словами представлена совещанием руководителей отделов, в рамках которого решаются определенные задачи. Чаще всего целями становится:

• установление приоритетов. Бизнес связан со многими процессами и проблемами. При этом ресурсы ограничены, увеличение штата негативно сказывается на основных показателях. Поэтому стратегическая сессия требуется для расстановки приоритетов и выявления основных проблем, решением которых будут заниматься сотрудники;
• определение или обновление существующей стратегии. Внешняя и внутренняя среда бизнеса постоянно меняется. Поэтому бизнесу приходится вносить изменения для поддержания конкурентоспособности;
• выбор путей дальнейшего развития бизнеса. Для привлечения внимания целевой аудитории или партнеров требуется уникальное торговое предложение. Лишь актуальные и инновационные идеи, продукт и услуги помогают с развитием;
• повышение оперативной эффективности. Связано со снижением издержек компании;
• решение проблем, препятствующих развитию и увеличению прибыли. Растущая конкуренция и падающая прибыль считаются главными темами, которые обсуждаются;
• повышение вовлеченности сотрудников в текущие бизнес-процессы. Участвуют в подобных мероприятиях сотрудники нескольких отделов. Это помогает поддерживать высокий уровень коммуникации. Результаты проведенных исследований указывают на то, что именно проблемы с передачей информации и правильной ее подготовкой негативно сказываются на эффективности работы;
• адаптация предприятия к происходящим изменениям. Практика проведения стратегической сессии повышает долгосрочную устойчивость. При возникновении острой необходимости в решении проблем уже будет подготовлена процедура ее подготовки и проведения.

Стратсессия в бизнесе рассматривается как универсальный инструмент по решению многих задач. Разработкой предстоящего мероприятия занимается несколько сотрудников. При этом привлекаются ведущие эксперты по определенным вопросам.

Подготовка к сессии

Провести стратсессию можно лишь после тщательной ее подготовки. Первый шаг заключается в выявлении нескольких важных моментов:

• определение, какие цели стратегической сессии. Работы начинают с этой задачи.
• Поиск организатора. Многие компании предпочитают самостоятельно проводить подобные встречи, так как на них часто обсуждается конфиденциальная информация. Но в некоторых случаях привлекается внешний модератор. Он помогает с управлением процесса;
• назначение участников, заинтересованных лиц. Еще одна важная задача, с решением которой возникают проблемы. Учитывается необходимый уровень доступа к подготовленной информации, количество привлеченных специалистов и другие моменты. Зачастую привлекают топ-менеджеров, инвесторов, ключевых специалистов;
• формирование сценария. Предусматривает определение начальной и конечной точки исследования, промежуточные этапы;
• сбор необходимой информации. Разработка стратегии, ее анализ, обсуждение и другие задачи возможно выполнить только при использовании достоверной систематизированной метрики. Бизнесу требуются показатели рынка, конкурентов, собственного развития.

Современные инструменты существенно упрощают поставленную задачу. Организация мероприятия потребует время. Поэтому подготовкой занимаются заранее.

Универсальных сценариев проведения стратегической сессии нет. Профессиональные фасилитаторы конструируют ее из нескольких распространенных блоков, которые изменяются с учетом бизнеса.

Выделяют несколько этапов:

1. Открытие. Вначале провидимой встречи назначаются организационные вопросы. Если компания большая или привлекаются сторонние эксперты, выделяют время для знакомства и определяют роли участников.
2. Анализ ситуации. Предусматривает рассмотрение собранной информации. При предварительной подготовке находят данные об уровне удовлетворенности членов команды, состоянии показателей организации в сравнении с предыдущим временным периодом, утверждение рекламного бюджета.
3. Формирование видения будущего. Многие вопросы связаны не с оценкой результатов, а со стратегическим планированием. Для этого у привлеченных экспертов должна быть теория, как будет развиваться бизнес и рынок. Представленная информация обосновывается различной метрикой.
4. Поиск решений. Привлекаются участники, обладающие нужной экспертностью.
5. План действий. Представлен пошаговой стратегией. На подобной встрече подробно разбираются не все вопросы, так как времени не хватит для проработки.
6. Закрытие сессии. Подводят итоги, устанавливают методы контроля и сроки исполнения.

С учетом выбранных этапов подбираются более подходящие инструменты их раскрытия. Наиболее распространены диаграмма Исикавы, Метод Уолта Диснея, матрица BCG и многие другие.

При предварительной подготовке учитываются распространенные ошибки. Многие связаны с подготовкой информации. Низкая вовлеченность становится причиной упущения важной информации. Ограниченное видение проявляется недостаточным анализом рынка, существующих трендов, рисков. При недостаточной гибкости, когда при организации используются жесткие подходы, сформированная команда участников не сможет внести корректировки при поступлении новой информации.

Анализ текущей ситуации

Проведение стратегической сессии в компании во многих случаях предусматривает анализ текущей ситуации. Для этого:

• осуществляется анализ рынка. Одна из основных задач современного бизнеса. Для оценки привлекаются топ-менеджеры и другие специалисты, а полученная информация, сделанные выводы считаются конфиденциальными. Подобным образом подготавливается база для принятия решения по ключевым направлениям;
• находят конкурентов и оценивают их бизнес-процессы. Многие модели руководства предусматривают сравнивание текущей метрики с лидерами на рынке. Зачастую сбором информации занимаются маркетологи, но к оценке привлекаются и другие специалисты;
• определяются внутренние процессы компании и их эффективность. После подготовки базы для оценки компании ее сравнивают с конкурентами, выделяются сильные и слабые стороны. Они становятся основой при разработке стратегии.

Многие вопросы нельзя рассматривать без определения текущей ситуации, поэтому они частично включается в будущие стратегические сессии.

Прогноз на будущее

Создаваемый план проведения подобных мероприятий предусматривает и стратегическое планирование. Оно связано с определением тенденций на рынке и возможных способов обойти конкурентов.

Прогнозы на будущее формируются за счет статистической информации. Для этого применяются различные математические модели, результаты отображают таблицами или графиками.

Определение альтернативных вариантов развития

Планирование будущего компании связано с теорией. Поэтому кроме основного направления развития рассматриваются и запасные, которые будут использоваться в зависимости от текущей ситуации.

Альтернативные варианты подробно расписываются. Существуют и программы прогнозирования, которые по введенной метрике отображают возможные результаты с учетом истории.

Организация стратегической сессии с целью определения альтернативных вариантов развития проводится только крупными предприятиями. Для мелкого и среднего бизнеса достаточно лишь решения текущих проблем, адаптация происходит на момент изменения ситуации.

Детальная проработка идей и решений

Всесторонний разбор решений помогает определить их эффективность и возможные проблемы. Нужно выполнить ряд действий:

• требуется привлечения экспертов;
• мероприятие занимает больше времени;
• осуществляется тщательная предварительная подготовка, сбор информации.

Детальная проработка предстоящих мероприятий помогает со снижением рисков и затрат. Подобные встречи в формате онлайн проводят среди руководителей среднего звена.

Стратегические сессии для руководителей отделов требуется в случае необходимости принятия ответственных решений, которые повлияют на многие бизнес-процессы предприятия.

Критерии успешности выбранной стратегии

Еще одна причина для проведения подобного мероприятия заключается в оценке эффективности текущей стратегии и возникших рисков. При планировании учесть возможные ситуации нельзя, а руководители отделов могут не обладать всей информацией.

Обсуждение ситуации часто проводится с установленной периодичностью. Для этого достаточно только подготовленной метрики.

Составление плана действий

Если были поставлены задачи, разрабатывается пошаговая реализация стратегии. Этот процесс предусматривает привлечение большого количества специалистов.

Пошаговый план часто связан с работой нескольких отделов. На стратегической сессии рассматриваются общие черты, после определяются методы, инструменты достижения поставленных задач.

Обсуждение и согласование плана

В некоторых случаях стратегическая сессия требуется для оценки уже подготовленного плана развития или достижения нужных показателей. Поэтому руководство привлекается лишь для оценки основных моментов, внесения корректировок и его утверждения.

При подготовке подобного мероприятия потребуются отчеты, собранная метрика и другая информация. Компания устанавливает собственные критерии к составлению планов и отчетов.

Реализация стратегии

К основным задачам руководства относят и контроль выполнения одобренного плана. Это стимулирует сотрудников добросовестно выполнять свои профессиональные обязательства.

Мониторинг результатов требуется для адаптации стратегии. Не всегда стратегическое планирование бывает верным, изменение ситуации требует своевременного вмешательства руководства.

Стратегические сессии объединяются с анализом, разработкой и мониторингом. После выбора темы определяется подходящий метод проведения. Подготовленная документация на первых шагах помогает скорректировать мероприятия и сделать их более эффективными. Со временем у компании формируются собственные стандарты и нормы для различных случаев.