План-прогноз по увеличению продаж
Правила и особенности делового общения

Правила и особенности делового общения

В социальной среде людям свойственно активно общаться в целях обмена информацией, эмоциями, мыслями и переживаниями. Общение носит различный характер в зависимости от среды, в которой происходит и от целей обмена информацией.

Общение между людьми реализуется в различных форматах: игровое, досуговое, личное, учебное, интимное и духовное. Один из значимых видов – это деловое общение. Участниками делового общения выступают руководители, их подчиненные, партнеры по бизнесу, компаньоны, конкуренты, а также их представители.

Что такое деловое общение

Что такое деловое общение

Существует множество определений на этот счет. Если их суммировать, то можно заключить, что деловое общение представляет собой процесс взаимодействия людей, целью которых является организация какой-либо деятельности. Говоря простыми словами, деловое общение – это формат общения, целью которого является достижение определенных результатов в трудовой сфере.

Центральным объектом делового общения является дело. Иными словами, общение происходит в пределах определенного круга проблем. У делового общения есть четкие границы. Характер общения всегда должен быть официальным. Место общения – рабочая обстановка.

Для делового общения важно соблюдение этических границ. Этический аспект включает в себя 3 принципа. Рассмотрим каждый из них детально.

  1. Принцип снизу вверх – отражает отношения между руководителем и его подчиненными. В этой позиции сотрудникам рекомендуется придерживаться в границах уважительного отношения к руководству. Поощряются старания проявить лучшие профессиональные и личностные качества. В то же время следует избегать лести в отношении руководства или коллег.
  2. Принцип сверху вниз – регулирует отношение руководителя в отношении подчиненных. Руководитель также должен придерживаться определенных границ – не переходить на личностную плоскость при общении, контролировать эмоции и руководствоваться рациональным подходом. Поощряется вежливое обращение, благодарность за труд подчиненного и тактичность руководителя.
  3. Принцип горизонтали – отражает отношение между коллегами. Основной принцип такого типа общения – равноправие. Недопустимо демонстрировать превосходство либо вступать в конфронтацию с коллегами. Предпочтительно быть в нейтральных отношениях.

Одним из важных компонентов делового общения является субординация. Субординация представляет собой определенную психологическую сдержанность, дистанцию в общении. Субординация строится согласно иерархии властвующих объектов – вертикально. Простыми словами, руководитель в отношении подчиненных и подчиненные в отношении руководителя должны вести только деловые разговоры. В рамках субординации рационально избегать эмоционального, личного или интимного отношения. Соблюдение субординации обеспечивает несомненный авторитет в коллективе.

Психология делового общения

Другой важный компонент делового общения – психология. Психология делового общения требует от индивида высокого уровня культуры. В деловой среде тот индивид, который не владеет навыками делового общения, не имеет шансов на успех. По этой причине психология делового общения в настоящее время становится объектом активного изучения.

Наиболее прагматичные руководители считают, что при деловом общении нет места эмоциям. Но тенденции последних лет показывают обратное. Например, эффективный тимбилдинг предполагает работу над психологической атмосферой в коллективе. Если своевременно не отреагировать на эмоциональные переживания сотрудников, то через время это может перерасти в серьезный конфликт в масштабах всего коллектива.

В целях смягчения эмоционального напряжения в деловой сфере применяются простые и общедоступные инструменты. Например, метод «золотых слов» предполагает комплименты подчиненным и коллегам. Это помогает расположить собеседника к себе. Метод «зеркало отношений» предполагает чаще улыбаться в рабочей среде. Улыбка вызывает ответную улыбку от коллег. Применяя прием «имя собственное», сотрудники должны чаще произносить имя коллеги, что приятно для слуха каждого человека.

Культура и особенности делового общения

Культура делового общения показывает уровень профессионализма, личностного развития и компетентности в корпоративной среде. Также в корпоративной среде необходимы навыки культуры общения по телефону. Особенность телефонных разговоров заключается в том, что в процессе нет возможности невербального воздействия на собеседника.

Деловое общение строится между двумя или несколькими участниками. Содержание беседы может носить познавательный, дискуссионный или эмоциональный характер. В ходе коммуникации между участниками делового общения задействуются не только слова, но и мимика и жесты. Каждый из участников процесса имеет в своей голове виртуальный образ своих собеседников. В ходе разговора этот образ корректируется.

Деловое общение по умолчанию строится на определенных социальных нормах. Например, это:

  • Каждый человек уникален;
  • Каждый имеет право высказать свое мнение;
  • Каждое мнение заслуживает уважения;
  • В споре рождается истина и т.д.

В ходе делового общения участники воздействуют на мировоззрение, взгляды и убеждения друг друга.

Культура делового общения включает в себя такие важные компоненты как культура речи и этика делового общения. Культура речи в деловой сфере занимает лидирующее положение. Деятельность предпринимателя состоит из череды переговоров и совещаний, где важно показать свои лидерские качества с помощью слов.

Деловому общению характерны некоторые ограничения. Это в первую очередь нацеленность на результат: итогами переговоров должен быть заключенный контракт. Есть также узкие временные рамки – деловые персоны высоко ценят свое время.

Другой важный компонент – деловой этикет. Он включает в себя строгое соблюдение рамок, уважительное отношение к собеседнику, пунктуальность, вежливость, грамотную речь, внешний вид и т.д. Деловой этике состоит из двух компонентов: нормы и наставления.

Нормы – свод правил, действующих внутри группы людей, равных по статусу. То есть, нормы имеют горизонтальную направленность. Они распространяются между подчиненными одного отдела, одной компании и т.д. Наставления носят вертикальный характер и распространяются по вертикали власти: между руководителем и его подчиненными.

Виды делового общения

Деловое общение – многоплановый вид коммуникации. Здесь каждый из участников выступает в официальном статусе, и имеет конкретные цели общения. Деловое общение – это полностью регламентированный процесс. Действия и поведения участников подчиняются социальным нормам, культурным особенностям и профессионально-этическим требованиям.

Оптимально выстроить деловое общение на принципах сотрудничества, учитывать потребности сторон и на проявлении уважительного настроя в отношении оппонента. Деловое общение ведется на официально-деловом стиле речи. Чтобы стать мастером делового общения, рекомендуется освоить ортологию – науку о правильности речи, о его нормах и изменениях.

Письменное деловое общение

Письменные формы делового общения включают в себя широкий спектр деловых документов. Деловые письма среди них занимают важное место. В деловых письмах недопустимы грамматические, орфографические, стилистические, смысловые и структурные ошибки. Для упрощения этих задач в делопроизводстве применяются готовые шаблоны деловых документов.

При самостоятельном формировании делового письма необходимо придерживаться следующей структуры:

  1. Дата написания;
  2. Адрес организации;
  3. Вступительная часть;
  4. Основной текст – суть вопроса;
  5. Заключительная часть – вежливая формулировка;
  6. Подпись автора.

Основное требование к деловым письмам – это краткость, четкость и вежливый тон.

Деловая беседа

Деловая беседа может проходить в официальной или неофициальной обстановке. По содержанию это тематический разговор, целью которых является урегулирование административных вопросов. Участниками могут быть сотрудники одной организации или представители разных компаний, структур или государств.

Успех в деловой беседе зависит от скорости реакции на реплики собеседника, от информированности по теме беседы и от гибкости мышления. В ходе беседы важно поддерживать интерес собеседника и получать от него обратную связь.

Деловое совещание

Деловое совещание проводится в рамках одной организации с участием руководителей. Цель – решение актуальной проблемы или производственной задачи. Такой формат общения помогает увидеть задачу в комплексном масштабе, оценить ее сильные и слабые стороны. Также совещания способствуют росту корпоративной культуры.

На деловом совещании рассматриваются вопросы различной тематики. В российских реалиях нормой считается еженедельные деловые собрания. Однако каждая организация вправе самостоятельно определять частоту и спектр задач, решаемых на таких собраниях.

Публичное выступление

Публичное выступление – форма коммуникации, при которой выступающий передает информацию или идею группе людей. Публичные выступления были актуальны еще в Древней Греции. Речь выступающего носит монологический характер. Речь имеет свою цель и структуру.

В настоящее время публичные выступления сопровождаются презентациями, инфографиками и другими графическими материалами. К публичному выступлению можно отнести учителя, который объявляет детям расписание уроков и политика, выступающего перед выборами перед электоратом. Чтобы преуспеть в публичных выступлениях, люди проходят специальные курсы ораторского мастерства.

На подобных курсах обучают строить яркую речь, умению удерживать внимание публики, а также пути преодоления субъективных переживаний.

Деловые переговоры

Деловые переговоры проводятся с целью достижения консенсуса между двумя или несколькими лицами. Целью деловых переговоров является нахождение решения конкретной проблемы с учетом интересов всех сторон.

Деловые переговоры бывают внешними – направленными на налаживание вопросов с представителями другой компании, государственной структуры или иностранными партнерами. Внутренние деловые переговоры рассматривают внутриорганизационные вопросы одной компании. Деловым переговорам также свойственна этика, четкость, временные рамки и социальные нормы.

Стили делового общения

Стили делового общения представляют собой устойчивые наборы и инструменты, направленные на достижение общей цели. Предмет общения делового стиля – профессиональная деятельность. В ходе делового общения происходит обмен информацией, опытом и знаниями.

Деловой стиль общения – своеобразная маска или модель поведения, с помощью которой участники подчеркивают свой уровень профессионализма и подкрепляют свою репутацию высококлассного руководителя. Стиль общения руководителя формируется в зависимости от его личностных качеств, навыков владения техниками коммуникации и конкретного обстоятельства.

Еще в 30 годах прошлого века психолог Курт Левин выделил несколько типологий стилей управления. Рассмотрим их детально.

Авторитарный

Авторитарный стиль управления не поощряет инициативность, самостоятельность и творческий подход в коллективе. Руководитель воспринимает своих подчиненных только сквозь призму субъективного мнения. Решение принимает единолично – самим руководителем.

При чем, это касается не только сферы собственной деятельности, но и общих интересов коллектива. Если кто-то выступает против такого подхода, то возникает затяжной конфликт между ним и руководителем.

Попустительский

Такой тип управления свойственен для молодых и неопытных руководителей. Руководство проявляет излишнюю лояльность к производственному процессу. Иными словами, в его приоритеты не входит постоянный контроль над трудовым процессом и их урегулирование.

Попустительский стиль управления часто приводит компанию к краху или как минимум к снижению показателей. В таком коллективе у сотрудников нет возможностей для профессионального роста. Продуктивность рабочего процесса невысокая. Сотрудники быстро привыкают к такому стилю и дальнейшие попытки что-то изменить приводят к жестким сопротивлениям.

Официально-деловой

Этот стиль характерен для опытных и компетентных руководителей. Руководитель, владеющий официально-деловым стилем, блестяще проводит переговоры, имеет безупречную репутацию и яркие перспективы.

Официально-деловой стиль полностью исключает личностный уровень общения. Руководитель на всех уровнях и на каждом шаге дает понять исключительно деловой характер общения. Как правило, такой руководитель отличается высоким профессионализмом.

Дискуссия

Дискуссия – конструктивный формат общения в коллективе. Дискуссия может быть групповой или массовой. Цель дискуссии – принятие решения по актуальному вопросу. Участники в ходе дискуссии генерируют решения и обсуждают сильные и слабые стороны существующих вариантов. Для групповой дискуссии отбираются наиболее компетентные специалисты. Процесс проходит в несколько этапов. Дискуссии также характерно соблюдение делового этикета и социальных норм.

Деловой формат общения, а также его различные грани по все времена находились в центре внимания исследований. На эту тему известны классические труды С. Шеина, В. Кан-Калика и В. Латинова. На сегодняшний день этот феномен обрел еще большую актуальность и дополняется новыми знаниями.

План-прогноз по увеличению продаж
План-прогноз по увеличению продаж
План-прогноз по увеличению продаж
Услуги
Закрыть
О нас
Закрыть