Оптимизация издержек

Для получения максимальной прибыли нужно не только увеличивать продажи, но и оптимизировать издержки. Для этого потребуется внедрить более эффективную систему управления финансами. Все расходы должны быть полезными. Оптимизация издержек поможет предприятию удержаться на плаву даже во время кризиса. Об эффективных способах снижения затрат поговорим далее.

Классификация затрат

Затраты классифицируют по разным признакам. По важности для работы компании расходы делят на следующие виды:

• Высокоприоритетные. Без этих затрат компания не сможет продолжать свою деятельность. Сюда относятся расходы на привлечение новых и удержание текущих клиентов. Также в этот пункт можно включить зарплату менеджера по продажам. У промышленных предприятий высокоприоритетными являются расходы на оборудование и материалы, необходимые для производства.
• Важные. Сюда относятся расходы на рекламные кампании, оплату мобильной связи. Их урезание может привести к серьезным сбоям в работе предприятия.
• Допустимые. Это затраты, которые влияют на лояльность клиентов и персонала. Например, бесплатный абонемент в фитнес-клуб для сотрудников. Такие расходы желательны, но организация может работать и без них.
• Ненужные. Это такие затраты, без которых можно обойтись. Например, расходы на слишком дорогое офисное помещение, машину премиум-класса для директора компании и др.

По влиянию на выручку расходы делят на стратегические и нестратегические. Первые направлены на получение прибыли. Сюда может относиться оплата труда торговых представителей, расходы на научные разработки, покупка более современного оборудования и др. Нестратегические затраты дают компании возможность продолжать свою деятельность. Это оплата аренды помещений, приобретение офисной техники, заработная плата административных работников и др. Такие затраты не приносят доход.

Стратегии оптимизации издержек

Управление ресурсами — важная часть развития бизнеса. Нельзя оптимизировать издержки, просто сократив персонал и бездумно урезав часть расходов. Это только краткосрочная мера, которая впоследствии приведет к проблемам. Сейчас используются более эффективные модели. Рассмотрим некоторые из них.

Чистое снижение. Стратегия подразумевает снижение издержек, которые не влияют на прибыль компании. Например, можно найти помещение, аренда которого потребует меньших расходов, снизить зарплату некоторым сотрудникам. Эффект от использования такого метода заметен сразу. Так можно значительно уменьшить расходы и повысить рентабельность. Однако имеет метод и свои недостатки:

• Урезание важных расходов может привести к снижению производительности труда.
• Необходим глубокий анализ затрат. Далеко не все расходы можно уменьшить, не создав проблем для компании.
• Снижение заработной платы вызовет недовольство персонала.

Интенсификация. При использовании этого сценария расходы увеличивают, но вместе с тем растет и выручка. Это происходит при внедрении новых технологий, покупке более современного оборудования. За счет оптимизации производственных процессов растет производительность труда. Выпуск продукции увеличивается. Растут и продажи. Рентабельность бизнеса повышается. Такая тактика обычно поддерживается сотрудниками компании. Среди недостатков подхода можно выделить:

• Для инвестиций требуются дополнительные финансовые ресурсы.
• У компании должен быть рынок сбыта продукции и база покупателей.
• Результат можно увидеть не сразу.

Фиксация. Подход подразумевает рост выручки при сохранении расходов на прежнем уровне. Это можно сделать за счет повышения цен на продукцию или увеличения производительности труда. За счет фиксации растет рентабельность бизнеса. Однако модель имеет некоторые недостатки:

• Высокая конкуренция или низкий спрос на продукцию могут помешать поднять цены.
• Увеличение выпуска продукции приводит и к повышению расходов.

Принципы оптимизации затрат

Чтобы оптимизация затрат была эффективной, необходимо следовать определенным принципам. Рассмотрим их более подробно.

Планирование. Важно уделять внимание не только затратам. Расходы планируют наряду с другими показателями деятельности бизнеса. План составляется заранее. Иначе можно привести компанию к банкротству. Когда есть план на ближайшие 30 дней, квартал, полгода, год, оптимизация расходов становится более эффективной. Некоторые затраты в краткосрочной перспективе кажутся напрасными. Это связано с тем, что эффект от них наблюдается не сразу. Именно поэтому важно составлять планы как на небольшие, так и на продолжительные промежутки времени.

Контроль. Планирование еще не гарантирует, что деньги пойдут туда, куда нужно. Руководитель должен всегда держать руку на пульсе. Важно вести учет и анализ расходов. Крупные предприятия обычно создают отдел, решающий эту задачу. Его сотрудники могут иметь следующие обязанности:

• Фиксация имеющихся затрат и изучение факторов, влияющих на них.
• Сравнение реальных расходов с плановыми значениями.
• Выявление проблемных участков, определение причин сбоев.
• Анализ динамики расходов, определение их эффективности.
• Формирование отчетов на основе выполненной работы.

Когда информация собрана, проводится ее анализ. Только после этого переходят к оптимизации расходов. Например, может выясниться, что ряд торговых точек приносят мало прибыли. Их можно закрыть или перенести в более выгодное место.

Дисциплина. После проведения анализа расходов, разрабатываются рекомендации относительно финансовой политики предприятия. Выбранная стратегия фиксируется документально. Отклоняться от нее разрешается только в крайнем случае. Соблюдение установленных правил оценивают специальные подразделения. Строгая дисциплина поможет компании добиться своих целей. Однако не стоит забывать и о гибкости. Затраты должны соответствовать текущей экономической ситуации.

Как сократить издержки

После оптимизации затрат компания сможет выйти на новый уровень развития. Сокращать издержки можно разными способами:

• Оценка приоритетности. Все затраты, которые несет предприятие, делят на 4 категории по важности для работы компании. Они рассматривались в блоке, посвященном классификации расходов. Для быстрой оптимизации издержек нужно исключить все ненужные и сократить допустимые затраты. Высокоприоритетные и важные расходы урезать не стоит. Такая тактика отрицательно скажется на работе компании. Невозможно сокращать расходы в статьях, добавляющих ценность, и при этом сохранять конкурентоспособность на рынке.
• Перераспределение финансовых ресурсов. Оптимизация издержек — это не только сокращение определенных трат. Ресурсы можно перевести на деятельность с более высокой отдачей. Например, работать с более перспективными клиентами.
• Подробный анализ затрат. Необходимо исследовать все статьи расходов компании и подумать, как оптимизировать каждую из них.

На реализации последнего способа остановимся более подробно. Ниже мы рассмотрим основные категории затрат компании и нюансы оптимизации издержек по каждой из них.

Сырье и другие ресурсы

Снижать издержки нужно не в ущерб качеству. В противном случае вы потеряете своих покупателей. Экономия на этой категории подразумевает следующие сценарии:

• Поиск новых поставщиков. Если есть возможность, договоритесь с уже существующими на более выгодные условия сотрудничества.
• Объединение с другими компаниями для закупки более крупных партий товаров. За счет этого можно получить скидку за объем.
• Использование технологий, позволяющих сократить потребление определенных ресурсов. Например, для сокращения расходов на электричество можно перейти на более современное оборудование.
• Отказ от малозначимых характеристик продуктов или услуг.
• Более жесткий контроль использования запасов сырья. Таким образом можно уменьшить количество отходов.

Арендная плата

Обсудите с собственником помещения возможность снижения арендной платы. Подумайте, используете ли вы все снимаемые площади рационально. Вполне возможно, что от каких-то из них можно отказаться либо сдать в субаренду. Но помните о целесообразности. Если вы решили переехать в более дешевый офис, подумайте, не повлияет ли это на прибыль компании.

Сокращение персонала

Сокращение штата нужно проводить так, чтобы это не влияло на выполнение производственного плана. Также важно соблюдать требования, установленные законодательством. Бывшим работникам придется выплатить выходное пособие.

Чтобы понять, какие должности нужно сократить, посмотрите:

• Какие функции можно отдать на аутсорсинг. Например, уборка требуется не так часто. Держать человека в штате необязательно.
• Какие функции сотрудников дублируются, а какие напротив остаются без внимания. Должности со смежными обязанностями можно объединить в одну. Для этого может потребоваться дополнительное обучение сотрудников.
• Где будут более целесообразны сдельная оплата труда и заключение гражданско-правовых договоров.

Логистика

В некоторых случаях доставку отдают на аутсорсинг. Если это невозможно, сведите к минимуму количество простоев транспорта, выстраивайте более оптимальные маршруты. Детальный учет расходов поможет предотвратить нецелевое использование топлива и автомобилей.

Ошибки при проведении оптимизации издержек

Некоторые бизнесмены при выборе пути сокращения расходов делают ошибки. Вот самые распространенные из них:

• Уменьшение заработной платы. Из-за этого мотивация сотрудников резко снижается, падает производительность труда. Некоторые специалисты начинают искать новое место работы или источники дополнительного заработка. Если они достигнут своей цели, вам придется искать нового сотрудника.
• Сокращение вложений в маркетинг. Такая тактика может привести к потере конкурентоспособности компании на рынке. Издержки в этом случае лучше оптимизировать. Например, направить маркетинговый бюджет на более прибыльные каналы. Также можно поискать более выгодные варианты размещения рекламы.
• Пренебрежение качеством. Это проигрышная тактика в условиях жесткой конкуренции. При снижении качества товара покупатель сразу ищет другого продавца. Лучше сделайте некоторые характеристики продукта дополнительными опциями. Например, можно повысить минимальную стоимость заказа для бесплатной доставки.
• Игнорирование мнения персонала. При оптимизации издержек происходит перераспределение ресурсов. Принятые решения нужно довести до каждого. В противном случае между руководством и коллективом будет конфликт. Разъясните сотрудникам цели компании. Постепенно приоритеты у работников поменяются в соответствии с новой стратегией.
• Плохая работа с информацией. Бывает, что сведения об использованном сырье и других ресурсах приходят несвоевременно. Из-за этого возникают ошибки в расчетах затрат. Такая ситуация затрудняет принятие управленческих решений.

Если говорить простыми словами, оптимизация издержек — это комплекс мер для уменьшения расходов компании при сохранении рентабельности бизнеса. Перед сокращением затрат необходим их глубокий анализ. Только в этом случае вы сможете избавиться от действительно ненужных расходов. Издержки нельзя рассматривать сами по себе. Их не получится сократить без оптимизации остальных бизнес-процессов.