Карта рабочего дня

Содержание статьи

−

Каждый месяц отдел продаж ставит перед собой определенную цель. И не всегда удается достичь желаемых показателей. Это может быть связано с неэффективным использованием трудовых ресурсов. Сотрудники тратят много времени на посторонние вещи или непрофильную деятельность. Решить эту проблему поможет карта рабочего дня. С ее помощью можно определить, на какие задачи уходит слишком много времени. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно использовать этот инструмент.

Что такое карта рабочего дня

Карта рабочего времени — отчет сотрудника о деятельности, выполняемой в течение дня. Ее основной характеристикой является точная фиксация, сколько часов и минут ушло на решение задачи. Метод позволяет изучить распределение рабочего времени каждого сотрудника. В ходе исследования используется наблюдение, измерение и фиксация данных в специальную таблицу. Анализ карты позволит выявить причины, по которым какие-то задачи просто не выполняются.

Таблица может включать следующие данные:

Выполняемое действие.
Время начала и время завершения.
Длительность выполнения.
Привязка решаемой задачи к стадии процесса продаж.
Комментарий. Например, можно указать причину, которая заставила перейти к этому делу.

При желании могут быть включены и какие-то другие столбцы. Здесь все зависит от поставленной задачи.

Чем может помочь карта

Карта рабочего времени — это не только инструмент выявления лентяев. С ее помощью можно оптимизировать деятельность отдела продаж. Инструмент позволяет решить следующие задачи:

Контроль режима дня. Карточки выявят нерезультативное использование рабочего времени, помогут понять, куда уходят часы.
Анализ процесса продаж, поиск причин низкой конверсии на определенных этапах воронки.
Изучение опыта лучших специалистов. Возможно, их успех кроется в грамотной организации режима дня.
Разработка нормативов. Анализ средних результатов позволит понять, сколько времени нужно на то или иное действие.
Автоматизация бизнес-процессов. Если какие-то задачи занимают слишком много времени, возможно пора начать использовать более современные технологии.
Выявление причин невыполнения установленных нормативов. Если сотрудник не может достичь каких-то показателей, стоит понять, что ему мешает. Причина может быть не только в недобросовестности, но и в нерациональном использовании времени.
Улучшение организации труда отдела в целом. Например, карта может подсказать, что лучше нанять отдельного специалиста для выполнения административных задач.

Отдел продаж может сталкиваться с проблемами, причины которых недостаточно очевидны. Анализ карт рабочего дня поможет ответить на следующие вопросы:

Сколько времени уходит на решение разных видов задач, и все ли сотрудники справляются с этим одинаково быстро?
Почему отдел продаж не достигает поставленных целей?
Как тратить рабочее время более рационально?
Какие задачи можно делегировать?

Использование инструмента поможет оценить не только особенности работы конкретного сотрудника, но и взаимодействие разных специалистов целого отдела.

Алгоритм внедрения карточки

В карте фиксируются все дела, выполняемые сотрудником, и затрачиваемое на это время. Также в нее можно внести комментарии. Внедрение инструмента проходит следующие этапы:

Предварительная работа с сотрудниками. Нежелательно, чтобы подчиненные воспринимали метод агрессивно. Нужно разъяснить им цели использования инструмента и его технологию.
Заполнение. Сотрудники отмечают время начала и окончания действий, выполняемых в течение рабочего дня. При желании они могут внести какие-то пометки. Например, что позвонил проблемный клиент, и на общение ушло больше времени, чем обычно. Каждое действие нужно оформлять отдельно. Чем подробнее будет карта, тем лучше.
Анализ результатов. Руководитель проверяет карточки. Выявляются затраты менеджера на посторонние дела. Изучается, сколько времени уходит на разные этапы продаж. Анализ карточек позволяет обнаружить проблемы, которые раньше были незаметны.
Выработка решений. Например, если работник тратит слишком много времени на отчетность, возможно, стоит сделать бланки попроще. Если эффективность подчиненных снижается из-за избытка административных задач, стоит нанять отдельного сотрудника для их выполнения. Руководитель может поощрить лучших специалистов, чтобы другие стремились к таким же результатам.

Список дел сотрудника

Специалисты отдела продаж выполняют разноплановые задачи. Но при этом их основной целью является привлечение клиентов. Результативность отдела будет оцениваться по объему выручки. Все остальные задачи подчинены этой общей цели. В перечень дел работника необходимо включить следующие действия:

Лидогенерация. Под этим термином подразумевается привлечение потенциальных клиентов, заинтересованных товаром или услугой (лидов). Они оставляют свои контактные данные, подписываются на паблик или выполняют другое целевое действие. Это база теплых клиентов, с которыми можно работать дальше. Поиск лидов может производиться в социальных сетях, поисковых системах, через форму обратной связи на сайте и другими способами.
Подготовка к встречам с потенциальными клиентами. Сюда относится разработка коммерческих предложений (КП), изучение информации об организации, подготовка презентаций.
Продажи. Сюда относится отправление КП, холодные звонки, организация встреч. Сначала необходимо звонить потенциальным заказчикам, а затем уже существующим.
Дела, связанные с сопровождением сделки. Сюда относится оформление документов, контроль доставки и др.
Урегулирование конфликтных ситуаций.
Внесение информации в CRM-систему, составление отчетов для руководства.
Личные дела. Это отдых и обеденный перерыв.

После завершения рабочего дня необходимо проверить, все ли пункты плана выполнены. Это поможет не упустить из виду важные задачи.

Пример заполнения карты

Планирование действий работника определяется его должностной инструкцией. Карта рабочего дня может иметь следующий вид:

9:00 — 9:20. Составление плана на день. Накануне вечером можно оставить пометки, какие задачи требуют быстрого решения.
9:21 — 11:00. Обзвон потенциальных заказчиков и внесение информации в CRM.
11:01 — 11:20. Чаепитие с коллегами.
11:21 — 12:00. Звонок от проблемного клиента. Урегулирование конфликтной ситуации.
12:01 — 13:00. Совершение холодных звонков и внесение результатов в CRM.
13:01 — 14:00. Обед и прогулка.
14:01 — 16:00. Поездка на встречу с новым потенциальным клиентом, презентация продукта.
16:01 — 16:40. Подготовка и отправление КП клиентам, которые заинтересовались продуктом.
16:41 — 17:00. Еще одно чаепитие с коллегами.
17:01 — 17:50. Оформление документов и решение других вопросов, связанных с постоянными клиентами.
17:51 — 18:00. Составление отчета.

Проанализировав карту этого сотрудника, мы увидим, что много времени ушло на чаепития. Взаимодействие с проблемным клиентом отвлекло от совершения холодных звонков. Между тем решено много задач, которые помогают отделу продаж достичь своих целей. Нет избыточных затрат времени на непрофильную активность. Анализ карты позволит сотруднику оптимизировать свой план на следующий день.

Анализ процесса продаж

Как уже упоминалось ранее, карта рабочего дня поможет выявить перекосы в процессах продаж. Некоторые менеджеры тратят время на то, что у них лучше получается. Но при этом дела не всегда приводят к желаемому результату. Чтобы работа менеджера помогала достижению цели, важно уделять внимание всем этапам продаж. Рассмотрим их более подробно:

Лидогенерация. На этом этапе сотрудник проверяет актуальность собранной базы данных, собирает новые контакты. Необходимо разобраться, сколько времени тратят специалисты на работу с разными каналами привлечения.
Осуществление холодных звонков, внесение сведений в базу, рассылка клиентам запрашиваемой информации.
Проведение встреч с потенциальными клиентами, подготовка коммерческих предложений.
Оформление и согласование договоров, взаимодействие со всеми подразделениями, от которых зависит заключение сделки.
Сопровождение клиентов. Здесь важно разобраться, не слишком ли много времени уходит на взаимодействие с текущими заказчиками.

Изучение карт поможет лучше организовать сотрудников. Они не будут застревать на каком-то из этапов. Лучше заранее определить, сколько времени стоит тратить на ту или иную деятельность. Наличие ориентира поможет подчиненным повысить свою продуктивность. При этом не стоит застревать на принятых нормативах. Если задача не выполняется, их нужно откорректировать.

Как использовать результаты контроля

Заполнение карты не должно стать нудной повинностью. Ведь все ошибки — это точка для последующих изменений. Руководитель может использовать результаты в разных целях. Рассмотрим их более подробно.

Изменение обязанностей менеджера

При анализе таблицы может выясниться, что сотрудник тратит много времени на административные задачи. Их можно поручить отдельному специалисту, автоматизировать или передать на аутсорсинг. Тогда специалист займется своей профильной деятельностью и принесет больше пользы. Составьте ТЗ для оптимизации вашей CRM и постепенно внедряйте в систему все необходимые нововведения. Возможно, будет целесообразно изменить структуру отдела продаж. Например, поручить одним сотрудникам заниматься сопровождением клиентов, а другим — искать новых заказчиков.

Укрепление дисциплины

Возможно, в отделе приняты частые чаепития и перекуры. Это в какой-то степени помогает сплочению команды. Но следите, чтобы на отдых не уходило слишком много времени. Анализ карты поможет усилить дисциплину в отделе.

Исключение хаотичных действий

Перескакивание с одного дела на другое может значительно снизить продуктивность. Необязательно сразу читать все письма, присланные по электронной почте. Соблюдение распорядка дня позволит не потерять рабочий настрой.

Обучение сотрудников поведению в экстренных ситуациях

Рабочий день менеджера отдела продаж не всегда будет спокойным и размеренным. Звонок от сложного клиента или другая проблемная ситуация могут выбить из колеи. Если менеджер тратит на разговор слишком много времени, это значит, что он не приучен быстро мыслить. А ведь чем скорее он примет верное решение, тем раньше перейдет к выполнению другой работы. Если вы обнаружили такую проблему, организуйте психологический тренинг. Отработка сложных ситуаций в игровой форме поможет не растеряться в реальной жизни.

Исключение многозадачности

Выполнение нескольких дел одновременно снижает результативность работника. Он не может полноценно сосредоточиться на каждом из них. Регулярное заполнение карты научит выполнению только одной задачи в каждый момент времени.

Итак, если говорить простыми словами, карта рабочего дня — это поминутный отчет сотрудника о своей деятельности. Это прекрасный инструмент, который позволит улучшить дисциплину, повысить эффективность отдела продаж в целом и его конкретных сотрудников. Фиксация всех дел помогает понять, сколько времени тратится на решение разных задач. При помощи методики можно выявить слабые стороны в работе каждого специалиста. Освоение инструмента позволит получить хорошие результаты в области управления персоналом.

Бизнес