Как выбрать метод и систему управления проектом?

Проектом называют любой комплекс усилий, направленных на достижение конкретных результатов за ограниченное время, например, на создание товара. Управляющий следит за тем, чтобы в процессе реализации работники не отставали от сроков, уложились в бюджет. Управление – рутинный процесс, который желательно автоматизировать.

Что такое система управления проектами

Система управления проектами (СУП) – это ПО, которое увеличивает эффективность групповой работы над проектом. В ней можно отмечать исполнителей и сроки, обсуждать задачи, контролировать выполнение. Для двухнедельного проекта, выполняемого командой из двух человек, достаточно таблицы в Excel, но для более масштабных задач используются Trello, Asana, Битрикс24 и другие специальные сервисы.

Функции системы управления проектами

Реализуя проект, важнее всего уложиться в сроки, достичь максимальной рентабельности, управлять качеством, рисками и ресурсами. Поэтому функциями системы являются:

• документооборот;
• назначение сроков отдельных задач и проекта в целом;
• ведение списка ресурсов;
• многомерный анализ;
• фиксация плановых параметров;
• отчетность.

Также в СУП могут быть встроены дополнительные продукты, например, В2В сервисы.

Какие есть сервисы управления проектами?

Каких-либо разновидностей систем нет, можно выделить только бесплатные и платные программы. Free-версии часто непригодны для работы, но есть несколько сервисов, в которых демонстрационный аккаунт имеет достаточно функционала для небольшой команды. Также некоторые СУП актуальны только для конкретного бизнеса.

Где используются системы управления проектами?

Сфера применения сервисов не ограничена. Это могут быть любые области, в которых выполняются проекты, например:

• строительство;
• логистика;
• производство;
• творческие направления, в том числе веб-студии;
• маркетинг;
• IT;
• креативные стартапы;
• банковская, консалтинговая или страховая сферы.

Также системы применяются для фриланса, личного пользования, саморазвития или образования, как личный органайзер. Простыми словами, там можно создать для себя умный список дел.

Популярные типы управления проектами

Проекты значительно отличаются между собой и универсальной системы для любого бизнеса не существует. Также невозможно подобрать и тип управления, который был бы удобен сразу всем членам большой команды, однако есть наиболее популярные и универсальные. Подходы отличаются детализированностью, назначением и т. д.

Классическое проектное управление

Самый простой способ управления – разделение проекта на следующие друг за другом этапы. Нельзя приступить к новому шагу, если еще не завершен предыдущий. Этапов может быть сколько угодно, но в классической схеме их 5:

1. Инициация. Определяются требования, уместен «мозговой штурм».
2. Планирование. Руководитель и его помощники расписывают цели и желаемые результаты, необходимые действия. Составляется календарный план, выделяется бюджет, оцениваются риски.
3. Разработка. Здесь можно, к примеру, выбрать язык программирования. Этот шаг не обязателен, обычно его включают только в технологические проекты.
4. Реализация, тестирование. Работники действуют согласно ранее составленному плану. Когда задание выполнено, результат проверяет заказчик. Недостатки выявляются и устраняются.
5. Мониторинг, завершение. Если, например, результат проекта – здание, то достаточно передать его клиенту. Но если это ПО, потребуется поддержка результатов.

В некоторых случаях достаточно трех шагов.

Есть мнение, что классическая методика устарела, однако она позволяет четко определить сроки и желаемый результат уже на первом этапе, помогает упорядочить работу, оценить ресурсы. Ее недостаток – слабая гибкость, из-за чего метод применяют в основном в строительной и инженерной сфере.

Agile

Это гибкий подход, подразумевающий не последовательные этапы, а небольшие обособленные мини-проекты, которые удастся собрать в один целостный. В качестве иллюстрации может послужить приготовление обеда в ресторане. Шеф готовит суп, повар – пасту, кондитер – торт, и это происходит параллельно, а потом официант относит все тарелки одному посетителю. Если клиенту не понравится торт, придется исправить только его, не затрагивая остальные блюда.

Достоинство методики – адаптивность. Ее можно использовать почти в любой ситуации, изменения вносятся легко и быстро. Минус в том, что это не полноценная методика, а набор принципов. Не хватает алгоритма работы для каждой команды, работающей над подпроектом.

Scrum

Эта методика – грамотное сочетание двух предыдущих. Проект разбивается на части, наиболее важные из которых выполняются первоочередно в течение нескольких недель, этот период называется Спринтом. Потом команда предоставляет результаты клиенту, вносит изменения и доделывает детали. Лидер следит за всеми работниками. Обязательно проводится 5 встреч:

1. Упорядочивание. Аналог «планирования» в классической системе. Проводится в первый день Спринта. Руководитель обозначает задачи.
2. Планирование Спринта. Команда решает, что нужно сделать для достижения цели, какие средства задействовать, какие критерии оценки использовать.
3. Летучки. Они проводятся каждый день, достаточно 15 минут, чтобы рассказать о результатах. Здесь же разрешаются конфликты.
4. Подведение итогов. Работники убеждаются, что результат соответствует требованиям, представляют его заказчику.
5. Ретроспектива. Служащие делятся тем, какие сложности испытали, чтобы следующий Спринт прошел эффективнее.

Внедрение Scrum может показаться сложным, ведь придется объяснять роли всех участников, новую структуру и принципы делегирования. Однако при такой системе служащие постоянно общаются и обмениваются опытом, летучки обеспечивают контроль, а ретроспектива позволяет компании со временем становиться все более продуктивной.

Недостаток Scrum – строгий набор команды. В ней должно быть 5-9 человек, каждый из которых является профессионалом в нескольких областях. Обязательны навыки самоорганизации.

Lean

Lean – это совокупность Scrum и Agile, дополненная схемой потока операций. Общее задание делится на небольшие разделы, для выполнения каждого из которых расписывается алгоритм. Можно назначать несколько задач для этапа, благодаря чему скорость работы увеличивается. Строгих правил нет, как и Agile, это скорее концепция, а не методика.

Плюс подхода – сочетание гибкости и четкого набора инструментов. Минус в том, что некоторые детали проекта не требуют детальной проработки, но заниматься ей все равно приходится и это отнимает время.

Kanban

Kanban удачно дополняет Lean, он похож на промышленную производственную схему. Как в цеху заготовка проходит через несколько станков, в итоге превращаясь в деталь, так и здесь инкремент переходит с этапа на этап, постепенно преобразуясь в желаемый продукт. Важно, что какой-то этап можно бросить, законченным наполовину, если цели изменились. В отличие от Scrum четких ролей или временных ограничений нет, однако есть 4 принципа:

• создание карточек, в которых расписывается каждая задача;
• регламентированное количество задач на этапе;
• непрерывная работа;
• постоянное стремление к повышению производительности.

Метод подходит для опытных и сплоченных команд. Он позволяет экономить ресурсы, обладает гибкостью. Однако Kanban не годится для проектов с дедлайнами.

Системы управления проектами

СУП – основной инструмент для реализации проекта как в небольших, так и в крупных кампаниях. Ниже представлены наиболее популярные сервисы.

Trello

Trello – японская СУП, она создавалась для Kanban. Проекты представлены в виде досок с перечнем задач. В бесплатной версии можно завести 10 досок, ограничений на количество участников или время пользования нет. Можно загружать небольшие файлы, общаться через Slack. За доплату пользователь получает доступ к различным расширениям, шаблонам и дополнительным функциям.

Asana

Это американский сервис, в котором команды до 15 человек могут работать бесплатно. Им доступны шаблоны, доски, общение, личные планировщики. Это скорее демо-версия, выполнить с ее помощью реальный проект почти невозможно. Платный тариф позволяет контролировать выполнение задач, заказывать отчеты, визуализировать процессы.

Jira

Jira – австралийская площадка, выполняющая функции баг-трекера. Из представленных СУП она наиболее популярная в России. Группам до 10 участников платить необязательно: ограниченных прав доступа вполне достаточно, огорчает только хранилище на 2 Гб. Купив тариф, можно добавлять до 10 000 пользователей и использовать свыше 250 Гб хранилища.

Мегаплан

Это российская облачная система, включающая CRM, ERP и полезные средства для работы с задачами. Она функционирует как SaaS. В отличие от предыдущих вариантов, здесь нет тарифов: стоимость назначается индивидуально в зависимости от количества участников, подключенных инструментов.

Битрикс24

Битрикс24 еще один российский облачный сервис. В базовой версии нет ограничения на количество работников, но невозможно:

• настраивать регулярные бизнес-процессы;
• подключать IP-телефонию (свыше 100 звонков);
• пользоваться сквозной аналитикой;
• интегрировать сервис с e-mail или CRM;
• создавать воронки продаж и т. д.

Однако в упрощенной версии получится управлять досками и задачами, общаться, интегрировать систему с хранилищем, редактировать документы. Этого достаточно для управления проектами, доплата пригодится тем, кто хочет заодно организовать бизнес-процессы.

Wrike

Wrike – онлайн-сервис, разработанный российским предпринимателем. Работать с ним бесплатно практически невозможно, так как установлено ограничение до 5 человек. Также доплачивать придется за отчеты, диаграмму Ганта, календарь, распределение работников по группам.

Как выбрать сервис?

Выбор осуществляется на основе задач компании, количества участников, бюджета. Желательно, чтобы в систему был встроен график рабочей загрузки. Шаблоны позволяют сэкономить время. Полезна совместная работа, при которой руководитель в режиме реального времени видит, что задача выполнена или просрочена. Также стоит склоняться к СУП, которые позволяют загружать файлы из BOX, Google документов и пр.

Обязательные функции – возможность отмечать задачи и назначать ответственных за них, прописывать сроки, контролировать ход работы. Чтобы злоумышленники не добрались до корпоративных тайн, стоит подумать о безопасности. Обычно соответствующий раздел представлен на официальном сайте программы.

Также важна коммуникация. Удаленные группы используют мессенджеры. Эффективнее, когда в них есть разделение по темам. Некоторые используют видео- и аудио звонки. Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятен любому сотруднику. Перед оплатой тарифа лучше воспользоваться демо-версией, она доступна для большинства надежных систем.

Заключение

Если СУП подобрана верно, она помогает руководителю и работникам согласовывать задачи, распределять роли, отмечать ресурсы. Управляющий экономит время, легко и быстро проверяет результаты, связывается с исполнителями через встроенный мессенджер. Продвинутые программы пригодятся и для оптимизации бизнес-процессов. Более простые можно использовать в качестве личного органайзера.

За все программы нужно доплачивать, однако некоторые имеют упрощенную версию, которой вполне достаточно для небольших команд менее 10-15 человек. Помимо СУП, используются методики управления проектами. Наиболее популярны Scrum и Kanban. Есть сервисы, которые разработаны специально для них.