Как создать Гугл Форму

Получение обратной связи от потенциальных или действующих клиентов, контрагентов или сотрудников упрощает онлайн-сервис Google Формы. Автоматизация опросов и анкет позволяет сократить временные и человеческие ресурсы на обработку данных. При этом сделать Гугл форму можно бесплатно с помощью готовых шаблонов, адаптируя их в соответствии с потребностями пользователя.

Что такое Google Forms

Простыми словами, Google Forms – это бесплатный инструмент-конструктор анкеты, доступный всем пользователям при регистрации аккаунта на площадке Google. При этом можно воспользоваться как типовой формой, так и создать индивидуальный опрос.

Возможности Google Форм

Создать Гугл форму для сбора данных требуется как для коммерческих, так и некоммерческих целей, но наиболее актуальна она для решения бизнес-задач. Это обусловлено широким функционалом и возможностью совместной работы над одним файлом. При этом формат опросов можно настраивать таким образом, чтобы учесть потребности пользователя:

• Проведение голосования – для локальных или региональных мероприятий;
• Сбор информации для исследования – для оптимизации бизнес-процессов, организации работы отдела клиентского сервиса, анализа рынка и т.д;
• Поиск клиентов или сотрудников – заполнение брифов, резюме и портфолио;
• Заказ товаров или услуг;
• Регистрация на мероприятия, онлайн-обучение, выступления экспертов и т.п.

Внутренние возможности Google Forms позволяют создать анкету или опрос любой сложности и объема благодаря настраиваемым критериям:

• Открытые или закрытые вопросы;
• Один или несколько вариантов ответа;
• Открытая дата голосования;
• Автоматическое сохранение ответов;
• Создание собственного шаблона для последующих опросов и т.д.

Так независимо от целей и масштаба анкетирования инструмент помогает автоматизировать работу с данными и сформировать единую базу ответов.

Преимущества Google Формы

Преимущества гугл форм связаны не только с простотой и удобством получения информации, но также и с последующей ее обработкой. При этом весь функционал доступен пользователю бесплатно, но к плюсам онлайн-анкетирования на базе площадки Google относят и другие аспекты:

• Доступ к данным без привязки к местоположению – упрощает работу интернет-магазинов и онлайн-обучения, а также позволяет обмениваться информацией внутри корпоративной сети, если пользователи или сотрудники предприятия работают на удаленке или фрилансе;
• Универсальные шаблоны и возможность адаптации Google Forms – позволяют создать формы для опроса в соответствии с индивидуальным дизайном и фирменным стилем компании, что повышает узнаваемость бренда и лояльность целевой аудитории;
• Встроенный сервис аналитики и доступная выгрузка результатов – основное преимущество онлайн-анкетирования, поскольку одновременно со сбором информации платформа автоматически строит отчет по базе ответов респондентов, а также предлагает подгрузить предыдущую базу для объединения результатов и формирования единой таблицы. Такой формат ускоряет работу менеджеров и помогает выявить единую концепцию анкетирования;
• Мобильность формы опроса – дает возможность корректировать порядок вопросов и их стилистику не на этапе формирования онлайн-анкетирования, но также и после публикации гугл формы. При этом визуализация шаблона совпадает для основной и мобильной версии;
• Тестовый режим – перед публикацией анкеты пользователь может проверить, как будет отображаться форма на устройстве респондента. Это удобно для комплексной оценки и своевременного изменения порядка или формата вопросов;
• Понятный интерфейс – вне зависимости от квалификации пользователя, создание опроса не требует предварительного обучения, а потому инструмент активно используют не только в бизнес-среде, но также в образовательном и социальном секторе для обучения или тестирования учеников, получения отзывов о работе региональных контролирующих организаций, голосованиях и т.п.

При недостатке базового функционала пользователь может использовать дополнительные платные инструменты и полностью адаптировать гугл форму под личные потребности: такой вариант актуален для комплексной проработки визуализации анкеты и ее соответствия идеям веб-дизайна.

Как создать Google Форму

Инструмент Google Forms по умолчанию доступен всем зарегистрированным на площадке Google пользователям. Поэтому работа стартует с регистрации аккаунта. Сервис расположен в общем меню аккаунта рядом со смежными инструментами – Таблицами, Документами и Презентациями.

После выбора нужной вкладки бесплатно создать онлайн опрос можно как с помощью готового шаблона, так и разработать форму самостоятельно. В первом случае необходимо открыть галерею шаблонов и найти наиболее подходящий основным целям анкетирования. Google разделяет шаблоны на несколько ключевых категорий – личные, образование и работа. Так, например, в сегменте личных форм можно выбрать сбор контактной информации, ответ на приглашение, выбор времени для мероприятия и регистрацию на него, а также заказ товара. В рамках выбранной формы опубликованы универсальные вопросы, которые пользователь может адаптировать под собственное исследование или опрос.

В ситуации, когда ни один шаблон не подходит для формирования анкеты, можно выбрать пустую форму и создать онлайн-анкетирование с нуля. Причем, гугл дает возможность сохранить полученный шаблон для последующих анкет.

Вне зависимости от работы со стандартным шаблоном или пустым файлом, в большинстве случаев пользователь должен изменить структуру вопросов и формат ответов на них. При этом корректировки можно вносить последовательно, а также изменять суть и порядок вопросов по завершению создания онлайн-анкетирования. После добавления нужного количества вопросов необходимо выбрать оформление Google Forms, а также указать дополнительные настройки для респондентов. Например, возможность повторного анкетирования, публичная доступность результатов, а также методы анкетирования – адресная отправка вопросов по списку email или открытый доступ по опубликованной ссылке.

Завершающий этап – тестирование формы. Здесь пользователь проверяет визуализацию, порядок и корректность вопросов в режиме респондента: для этого после формирования опроса следует нажать на значок глаза в верхнем правом углу и выбрать соответствующий режим просмотра.

Форматы вопросов

Сервис предлагает несколько форматов вопросов, что особенно актуально для проведения расширенных исследований и сбора данных от респондентов. При этом тип вопроса можно менять в самом конструкторе как при выборе готового шаблона, так и при формировании анкеты с нуля. Вопросы разделяют на открытые и закрытые: первые необходимы для получения развернутой информации. Например, личных и контактных данных респондента. Закрытые вопросы предполагают один или несколько вариантов ответа – один из списка, несколько из списка или раскрывающийся список. Последний тип особенно актуален для многовариантных ответов.

Одновременно в конструкторе можно выбрать обязательные для заполнения вопросы и обозначить их специальной звездочной: например, имя анкетируемого и номер телефона. Также Google Forms упрощают аналитику количественных и качественных показателей, введя дополнительные инструменты в вопросах – шкалу, сетку флажков и временные рамки. Заголовки для таких типов вопросов необязательны.

Еще один способ получения данных в гугл формах – возможность загрузки файла в качестве ответа. Такой формат упрощает взаимодействие с респондентами, поскольку экономит время на личную коммуникацию. Загрузка файлов требуется, например, при создании анкеты для поиска сотрудника: соискатели могут не только предоставить информацию об опыте работы, но и прикрепить портфолио или другие нужные файлы.

Дизайн формы

Универсальная визуализация гугл формы предполагает лаконичный дизайн, но пользователь может выбрать собственные настройки: например, изменить цветовую схему или шапку опроса. В сервисе также доступна загрузка собственного изображения в качестве шапки, что повышает соответствие фирменному стилю компании. Для изменения цветового решения необходимо нажать значок палитры и выбрать нужный цвет. При этом изменить можно как цвет фона, так и визуализацию шрифта – его стиль и цвет. Доступно различное написание для заголовков и основного текста вопросов. В качестве дополнительных элементов допустимо загружать не только фотографии, но также видео или gif-изображения с хостинга YouTube.

Настройки форм

На эффективность проведения тестирования или маркетингового исследования влияет заключительный этап создания Google Forms – их настройка. Здесь требуется обозначить доступность самой формы, а также результатов для ограниченной или широкой аудитории. Одновременно сервис позволяет сделать ручную или автоматическую рассылку анкеты по списку email-адресов: последнее особенно удобно в рамках комплексного взаимодействия с респондентами. Например, для получения обратной связи по итогам онлайн-конференции или обучения.

Дополнительный платный функционал обеспечивает расширенные настройки гугл формы, которые дают возможность качественного контроля навыков или расширяют возможности для аналитики результатов. К примеру, отдельный сервис запрещает одновременное использование сторонних вкладок во время прохождения теста: так инициатор исследования получает гарантию о проверке собственных знаний обучающихся. Еще одно приложение помогает делиться с коллегами результатами тестирования и предоставляет полную аналитику в качестве рассылки для указанных адресатов. Пользователь может установить ограниченное время на прохождение теста и предложить готовый шаблон заполнения анкеты. При этом, несмотря на различные платные дополнения, в большинстве случаев достаточно бесплатных возможностей сервиса.

Анализ результатов

Поскольку онлайн-анкетирование устраивают именно для дальнейшего анализа результатов, важно заранее установить точки контроля в соответствии с целью исследования. При этом встроенные инструменты гугл формы предлагают как оценку полученных данных по итогам опроса, так и формирование консолидированного отчета, который объединяет данные нескольких исследований. Здесь не так важна временная хронология анкетирования, сколько приложение правильного файла для записи результатов.

Количественные показатели отображаются в виде таблицы или диаграммы. Для анализа качественной информации анкеты предусмотрен отдельный алгоритм: загруженные в ходе прохождения опроса файлы хранятся в отдельной папке гугл диска. При этом важно иметь в виду, что для их загрузки респонденты также должны иметь аккаунт на платформе Google.

Благодаря простоте конструктора и удобному интерфейсу создать Гугл форму для сбора информации о целевой аудитории, сотрудниках или обучающихся можно самостоятельно без значительных временных затрат. При этом бесплатные возможности сервиса предлагают адаптацию не только структуры онлайн-анкетирования, но и корректировку его оформления для соответствия фирменному стилю организации. Встроенная аналитика, возможность совместной разработки и интегрирования со смежными сервисами делает Google Forms оптимальным инструментом для личного и коммерческого использования.