Как правильно вести текущий контроль в организации

Текущий контроль направлен на поддержание должного качества товаров и услуг, предоставляемых определённой компанией. Иначе его можно описать как плановую проверку фактических результатов работы. Текущий контроль обычно осуществляется начальством по ходу работы, происходит поиск, определение и устранение отклонений в работе. Это главный инструмент, который помогает повышать эффективность рабочих процессов и указывает оптимальные пути по достижению намеченных планов. 

Зачем контролировать персонал

Сотрудники – основной движущий элемент любого предприятия. От них зависит как успешность продвижения бренда, так и его репутация. Каждая компания тщательно отбирает людей, исходя из их квалификации, уровня образования, трудовых и коммуникационных возможностей, стрессоустойчивости, методу мышления. Однако, просто набрать хороший персонал зачастую недостаточно, нужно постоянно координировать действия каждого человека и групповую деятельность.

Контроль нужен во всех сферах деятельности, в которых нужно достичь определённых целей или выполнить конкретные задачи. Необходимо выработать систему, которая поможет сотрудникам выполнять условия регламента и не упускать ключевых пунктов работы, сохранять эффективность труда.

Система контроля должна не только управлять деловой сферой деятельности, но и сопутствующими аспектами работы:

1. Повышать эффективность выполнения задач и планов.
2. Увеличивать трудоспособность и качество работы каждого конкретного сотрудника.
3. Выявлять и устранять слабые места в коллективе или восполнять недостаток знаний сотрудников.
4. Общими силами способствовать улучшению производительности и репутации компании.
5. Предотвращать вероятные убытки и работать над преумножение средств.

Полный контроль коллектива не улучшит ситуацию, а, наоборот, ослабит связь коллектива и руководства. В условиях авторитарного режима ухудшается мотивация персонала, создаётся гнетущая и некомфортная обстановка для работы, из-за чего снижается производительность и идут убытки. Нужно найти золотую середину, так как отсутствие контроля так же негативно сказывается на работе предприятия.

Так, могут возникнуть следующие ситуации:

1. Снизится активность и эффективность работников и целых отделов.
2. Не смогут выполняться бизнес-планы.
3. Нарушится соблюдение договорённостей.
4. Партнеры, да и клиенты перестанут доверять свои средства нестабильной компании.
5. Компания не сможет выдержать конкуренцию на рынке и разорится.

Суть и виды управленческого контроля

Особенность управленческого контроля состоит в сравнении настоящего хода дел с ранее установленным и утвержденным планом, который необходим для направления или корректировки деятельности персонала в соответствии с бизнес-проектами.

Виды управленческого контроля:

• Предварительный - начинается с определения и постановки задачи.

Руководство рассчитывает и определяет масштаб ресурсов, которые нужно потратить на выполнение конкретного плана. Происходит анализ подготовленности предприятия и персонала к выполнению поставленной задачи и выявляется срок, за который необходимо выполнить цель. Ведётся распределение задач между сотрудниками и проводится инструктаж.

• Текущий контроль - осуществляет координацию всей деятельности для точного выполнения поставленных целей.

Контролируются сроки выполнения работы и достижение установленных норм. На этом этапе могут выявляться отклонения, которые необходимо устранить.

• Итоговый контроль - сопоставляет и даёт оценку результатам работы. Полученные результаты сравнивают с прогнозами и анализируют найденные проблемы.

Могут быть выявлены абсолютно разные проблемы, начиная с некомпетентности сотрудников, заканчивая техническими причинами. В любом случае, необходимо срочно искать пути разрешения ситуации, так как любые помехи вредят компании и могут со временем разрушить ее. Например: можно нанять дополнительных узкоспециализированных сотрудников или обновить техническое оборудование, можно ввести систему бонусов за хорошую работу.

Такая система довольно неоднозначна, однако поощрение лучших сотрудников даст остальным стимул для улучшения своих результатов. Возможен вариант, что сотрудники, наоборот, будут возмущены подобными действиями начальства, поэтому нужно выбирать правильную стратегию поощрения без унижения остального коллектива.

Преимущества грамотного управленческого контроля для предприятия

Грамотное ведение управленческого контроля ведёт за собой множество положительных аспектов, которые помогут компании обрести престиж и широкую клиентскую базу. Ведь покупатели никогда не вернутся туда, где с ними общались недоброжелательно или предоставили некачественные услуги. За этот аспект отвечает, прежде всего, коллектив.

К преимуществам контроля можно отнести:

1. Прогнозируемость получаемой выгоды и результатов.
2. Возможность сохранять устойчивое положение на рынке.
3. Укрепление отношений между партнерами и клиентами благодаря слаженной работе предприятия и выполнению поставленных задач.
4. Поддержание стабильных показателей.
5. Фиксированное рабочее время.
6. Своевременное выявление ошибок и их устранение в процессе работы.

Ошибки в управлении организацией

Все критерии, по которым оценивается работа должны быть существенными возможными для достижения, чтобы сотрудники правильно оценивали свои силы и не возникало недопонимания в компании. В работе оцениваются конкретные или специализированные задачи каждого сотрудника, например маркетолог должен приносить определённого количества аудитории, а последующее общение с аудиторией не входит в его деятельность.  

Если же деятельность не может быть измерена, то прибегают к использованию качественных методов оценивания. Например, определяют динамику производительности или эффективность работы персонала.

Если не учитывать все нюансы, в процессе управления возникают ошибки. К главным можно отнести:

• неточную установку целей и задач;
• гнетущее отношение к сотрудникам, тотальный контроль;
• неправильное распределение ролей и недостаточное внимание к деталям;
• «скучная» работа без систем оценивания и поощрения;
• беспечность и несерьёзность руководителя;
• игнорирование или отсутствие выявления ошибок.

Методы контроля

В зависимости от особенностей деятельности компании и персонала можно подобрать оптимальный метод контроля. Важно, чтоб этот процесс способствовал упрочнению, а не разрушению связи между начальником и подчиненным.

Можно выделить несколько распространённых методов контроля:

Планерки и собрания

Непродолжительные встречи с обсуждением новостей или целей, могут проходить как ежедневно, так и раз в месяц.

Для чего проводятся встречи?

• Для распределения задач.
• Для обсуждения текущей ситуации.
• Для проведения мотивационных бесед.
• Для обсуждения и решения проблем.
• Для подведения итогов и раздачи наград.

Тайный покупатель

В сфере торговли важно иметь четкий план по работе с клиентом, который должен расположить его к бренду и заставить почувствовать комфорт и благоприятное отношение. Тайным покупателем часто выступает временный член персонала, который должен узнавать информацию о деятельности консультантов и менеджеров, исследовать тактику продаж или совершать заказы по заданию от высшего руководства.

В процессе происходит анализ некоторых аспектов работы сотрудников, а именно: общению с покупателем (манере разговора и заинтересованности консультанта), профессионализма (умения четко и грамотно отвечать на любые вопросы клиента), оперативности, стрессоустойчивости и умения вести торговлю.

На основании отчета тайного покупателя руководство решает о повышении, увольнении или наложении штрафа на сотрудников.

Аудио или видеонаблюдение

При помощи спецтехники ведется запись разговоров сотрудников и слежение за их офисной деятельностью. Это позволяет оценить то, чем занимаются сотрудники за рабочим местом и сделать выводы об их компетентности. Также можно вывести записи на компьютер или сохранить все сведения, чтобы иметь возможность пересмотреть их по надобности.

Онлайн-мониторинг

При помощи программы начальство может просматривать рабочий стол конкретного сотрудника, узнать не смотрел ли он развлекательный контент во время работы. Руководитель может сделать выводы об эффективности труда и увлеченности сотрудника деловым процессом или проверить сомнительных работников.

Инструменты для автоматизации контроля

На современном рынке большое внимание уделяется контролю, поэтому были созданы инструменты для его автоматизации. Выбирать необходимый инструмент нужно по индивидуальным бизнес-задачам. Так, можно выбрать ПО только с конкретными опция во избежание нежелательных переплат. Перед покупкой подобных сервисов стоит так же проверить его во время бесплатного пробного периода.

Для реализации автоматического контроля применяются несколько вариантов. К ним относят как применение специальных программ и сервисов, так и систем для учета времени или CRM. Именно это позволяет соблюдать нормы правила и обеспечивать продуктивность компании.

Среди разнообразных методов контроля можно выделить несколько, которые поддерживают данные функции:

• учитывать рабочее время персонала;
• динамика продуктивности каждого сотрудника;
• оценка эффективности предприятия;
• блокировка сторонних сайтов;
• составления рейтинга активности сотрудников;
• запись и контроль за действиями сотрудников за компьютером;
• автоматизация выплат;
• автоматическая фиксация ошибок;
• определение графика работы;
• анализ отчетов.

Конкретные функции для грамотного управления персоналом можно найти в различных облачных сервисах. В нем формируется детализированный отчет за каждый день, по каждому товару и сотруднику. При анализе данных можно представить картину о работоспособности коллектива, премировать или штрафовать сотрудников, отслеживать товары, выявлять ситуации с кражами и наказывать виновных.

Есть удобный раздел аналитики, в котором ведется учет по каждому работнику отдела с продажами. Информация регистрируется за каждый день, неделю и месяц.

Можно рассчитывать следующие показатели: масштаб, стоимость и себестоимость; число совершенных сделок и процент успешно проданных услуг; общую прибыль и масштаб выручки; процент возвратов.

Заключение

Главная задача руководства – грамотное управление персоналом. В его задачи можно также отнести создание гибкой системы управления, проведение регулярных собраний, обсуждений планов и текущих задач, сочетать различные методы управления для большей связи с коллективом.

Многие прибегают к использованию вспомогательных сервисов ПО или онлайн-сервисов для проверки и упрощения процесса контроля. Кроме того, они дают возможность пользоваться дополнительными функциями и не требуют лишних вложений.

Контроль используется не только по прямому назначению, но и для сбора информации о компании и ее сотрудниках. При простой беседе невозможно учесть все нюансы и собрать целостную картину происходящего, поэтому системы контроля являются неотъемлемыми помощниками в этой сфере.

Простыми словами, текущий контроль – главный способ по поддержанию равновесия и продуктивности внутри компании. Причем, это касается не только сотрудников, но и начальства. Намного легче выполнять свою работу, если перед глазами есть четкий план действий, а за спиной – верные товарищи и надежное руководство. Контроль – это не властвование сильных над слабыми, это способ эффективно использовать силы каждого в борьбе за общую победу.