Как правильно организовать работу отдела продаж

Для успеха бизнеса необходимо уже на его старте понимать, как организовать работу отдела продаж. Правильный подход обеспечивает устойчивое развитие компании, прочность ее позиций на рынке, способность противостоять конкурентам.

Зачем нужен отдел продаж

Отдел продаж – важнейшее звено любого бизнеса, задача которого заключается в продвижении товаров или услуг. Его создание направлено на достижение стратегических, финансовых и личных целей. Эффективность работы данного отдела является определяющим фактором успеха любого бизнеса, где продажи являются основным видом деятельности.

Стратегические цели создания отдела продаж

Основной стратегической целью создания отдела продаж является увеличение объемов продаж и расширение рынков сбыта. В результате компания получает возможность увеличить свою прибыль и обеспечить стабильное функционирование бизнеса.

Финансовые цели (план продаж)

Финансовые цели заключаются в разработке плана продаж и его реализации. План составляется на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Каждый сотрудник отдела должен четко понимать свои задачи в рамках выполнения установленных показателей, чтобы способствовать достижению финансовых целей компании.

Личные цели сотрудников

Цели сотрудников связаны с общими, являются их составляющими. Каждый менеджер должен иметь четкое представление, что он должен сделать за день, неделю, месяц, чтобы был выполнен план отдела в целом.

Отдел продаж с нуля: как выстроить структуру

Отдел по продажам отвечает за привлечение новых клиентов и увеличение объема товарооборота. Однако не всегда понятно, как построить работу отдела продаж, чтобы добиться максимальной отдачи и эффективности, усиления позиций на рынке.

Типы структуры отдела продаж

Выбор структуры зависит от многих факторов. Решение принимается исходя из следующего:

• размер бизнеса;
• объем продаж;
• количество клиентов.

Структура должна предполагать наличие руководителя отдела, деление менеджеров по направлениям работы, выполняемым операциям.

Одноступенчатая схема

Одноступенчатая схема – традиционный вариант структуры. В ней все сотрудники отдела работают на одном уровне и выполняют одинаковые задачи. К каждому клиенту обращается только один продавец, что позволяет быстрее принимать решения и обеспечивать качество обслуживания. Такая структура позволяет сотрудникам вырабатывать навыки в сжатые сроки, повышать профессиональный уровень.

Двухступенчатая схема

При большом объеме продаж и количестве клиентов одноступенчатая схема дает сбои. В таком случае требуются другие варианты. Помогает решить проблему двухступенчатая схема.

Структура разделяется на два уровня – менеджеров и специалистов. Первые занимаются развитием стратегии продаж, установлением целей и контролем за их выполнением. Специалисты занимаются напрямую работой с клиентами, продвижением продуктов и услуг, проведением презентаций, переговоров.

Что нужно для эффективной работы отдела продаж

Чтобы добиться эффективности компании, обеспечить ее максимальную прибыль необходимо:

1. Правильно организовать структуру отдела. Наладить четкую работу сотрудников, установить жесткие критерии отбора персонала. Команда должна состоять из компетентных и мотивированных людей, которые понимают свою роль и задачу.
2. Разработать стратегию продаж. Определить цели и задачи, выработать план действий на основе аналитики рынка, отзывов клиентов, опыта конкурентов.
3. Обеспечить отдел необходимым оборудованием, инструментами и программным обеспечением. Следить за изменениями в сфере продаж, внедрять новые технологии для оптимизации производственных процессов.
4. Создать проработанную систему отчетности, анализа результатов деятельности. Быстро реагировать на изменения рынка, вовремя корректировать стратегию.
5. Организовывать постоянное обучение сотрудников. Это позволяет им быть на высоте, успешно продвигать товар на рынке.

Выполнение данных шагов поможет достичь поставленные цели, превратить подразделение в главный источник прибыли компании.

Пошаговая инструкция по построению отдела продаж

Отдел продаж – важная составляющая компании, поэтому принципиальным является фактор его устойчивости к любым вызовам. Выпадение одного или нескольких сотрудников не должно отражаться на работоспособности всей структуры. Для этого важны кадровая политика, подбор, обучение и мотивация специалистов, планирование.

Разработка кадровой политики

Наличие документа, который регламентирует порядок подбора, подготовки, поощрения, увольнения сотрудников, позволяет снимать многие спорные вопросы, делает кадровую политику прозрачной и понятной для коллектива.

Финансовое планирование

Тщательное финансовое планирование позволяет избегать кризисных ситуаций, предусмотреть возможность закрыть вопросы по всем статьям расходов:

• капитальным, связанным с покупкой оборудования, оргтехники, внедрением новых технологий;
• прямым и непрямым – зарплата, аренда офиса, площадей, коммунальные услуги;
• непредвиденным – поломки, судебные иски, штрафные санкции.

Грамотное финансовое планирование минимизирует риски, делает работу компании устойчивой.

Подбор персонала

При наборе работников используются разные методы. Это может быть:

• тест – позволяет оценить наличие знаний и опыта, необходимых для работы;
• собеседование – обеспечивает преимущество личного общения, невербальной оценки кандидата на должность;
• практические задания.

Подбор сотрудников – сложная задача, требующая знания психологии людей, способности рассмотреть потенциал даже в непроходном на первый взгляд кандидате.

Обучение сотрудников

Важность обучения, знакомства с новыми подходами и принципами в том, что оно позволяет:

• действовать креативно и нестандартно, что не всегда получается без наличия новых знаний;
• изменять свое отношение к клиентам и бизнес-процессам;
• сформировывать командный дух.

В слаженном коллективе происходит естественный обмен опытом, который важно подкреплять тренингами, вебинарами, мастер-классами, деловыми играми.

Мотивация в отделе продаж

Работнику важно чувствовать себя востребованным и значимым в отделе. Среди приемов мотивации чаще всего используются:

• одобрение и похвала со стороны руководства при наличии даже незначительных успехов, создание ситуации успеха;
• денежные вознаграждения, премии;
• повышения зарплаты за реальные заслуги в работе.

Важна организация четко разработанной и прозрачной системы поощрений, чтобы никто не чувствовал себя несправедливо обойденным или незамеченным.

Внедрение CRM-системы

Переход на автоматизированную CRM-систему позволяет ускорять процессы продаж, осуществлять контроль над работой менеджеров. Это повышает эффективность бизнес-процессов, систематизирует и упрощает сбор данных, дисциплинирует сотрудников, заставляет их больше внимания уделять качеству выполняемых операций.

Ошибки при построении отдела продаж

Построить отдел продаж с нуля не всегда получается без ошибок. К числу наиболее распространенных из них относятся:

• неправильно выбрана структура – слишком громоздкая, недостаточно гибкая, несоответствующая запросам и интенсивности процессов продаж;
• отсутствует стратегическое и текущее планирование, нет четких целей работы;
• допускаются просчеты в кадровой политике, не работает система подготовки и обучения сотрудников;
• не уделяется внимание мотивирующим составляющим работы;
• игнорируется использование имеющихся инструментов для организации продаж;
• не принимаются меры по разрешению конфликтных ситуаций, снижению напряженности во взаимоотношениях.

Ухудшает ситуацию отсутствие постоянного руководителя подразделения, надлежащего контроля работы менеджеров и специалистов по продажам.

Развитие отдела продаж

Оценивать успешность развития отдела позволяют регулярные замеры количественных и качественных показателей его работы. Для этого необходимо:

• следить за уровнем конверсии, прилагать усилия по ее увеличению;
• нарабатывать клиентскую базу;
• производить оценку объема продаж в разрезе дня, недели, месяца;
• сравнивать показатели менеджеров, распространять успешные практики;
• фиксировать денежный оборот, факторы, которые повлияли на его увеличение, снижение;
• оценивать показатели среднего чека, степень его колебаний.

При сбалансированном планировании, грамотном развитии бизнеса, добросовестном отношении менеджеров к работе все показатели должны демонстрировать умеренный или существенный рост. Если этого не происходит, необходимо выяснять причины провалов и принимать меры.

Перестройка отдела продаж в работающей компании

Развитие отдела продаж – процесс постоянный. Узнать о необходимости его основательной перестройки можно с помощью аудита. Он бывает как внутренним, так и внешним, то есть с привлечением сторонних специалистов или специализированных фирм.

Аудит позволяет:

• сделать анализ качества работы подразделения;
• оценить эффективность его структуры;
• проверить профессиональную компетентность и соответствие занимаемой должности менеджеров и руководителей.

Во время аудита важно также оценить эффективность системы мотивации, выявить существующие проблемы.

По результатам проведенной проверки принимаются меры по исправлению ситуации. При необходимости проводится реорганизация отдела, изменяется его структура, назначается или избирается новый руководитель, осуществляется обновление коллектива, внедряются системы автоматизации.

Инструменты отдела продаж

Под инструментами понимается набор средств и техник, позволяющих эффективно проводить сделки и управлять рабочими процессами. Принято выделять несколько групп:

• стандартные инструменты – CRM-система, IP-телефония, карта рабочего дня;
• налаживание связи с клиентом – чат-боты, скрипты продаж, обеспечивающие готовые тексты для общения;
• начальный этап работы с покупателем – коммерческое предложение, презентация, прайс-лист;
• повышение дохода – СПИН-вопросы, Up-sell (предложение более дорогостоящего товара с улучшенными качествами), Cross-sell (сопутствующие товары, аксессуары);
• инструменты управления персоналом – план и анализ продаж, работа с базой клиентов, мотивация персонала, контроль его работы, компетентные менеджеры.

Опытные специалисты без труда используют имеющиеся инструменты для увеличения прибыли, улучшения качества работы структуры.

Перед тем как организовать работу отдела продаж, важно погрузиться в проблематику, изучить опыт других компаний. Это позволит избежать ненужных ошибок, быстро получить максимальную отдачу.