Как написать цели и задачи проекта

Любой проект создается для достижения конкретного результата. Иначе сама идея и ее воплощение в реальность не имеет никакой целесообразности. Но, например, кто-то желает получить как можно больше прибыли, кто-то прославить свой бренд и торговую марку на мировом рынке. А кому-то достаточно создать небольшое собственное дело мечты и потом работать для воплощения собственных амбиций.

Но все указанные направления – это лишь обобщенные желания и не совсем точные достижения. Любое успешное дело и проект на старте должны иметь четко сформированные цели и задачи, это как ориентир, вектор дальнейших действий. И не важно, это большой глобальный бизнес-план или небольшое предпринимательство. Все помимо идей должно базироваться на некой концепции и алгоритме. И далее, как раз о том, что такое цели и задачи проекта, какими они могут быть и для чего они необходимы.

Что такое цель проекта и как ее сформулировать

Цель проекта, если рассматривать категорию простыми словами, - это некий результат, который мы хотим получить на выходе, то есть на самой вершине проекта. Часто в контексте данного понятия употребляют такой вопрос как «Что?». Что нужно получить по завершению конкретного проекта, что данная программа или продукт будет выполнять, что он предоставит рынку, потребителю и т.д.

Не все руководители проектов и исполнители могут понять, для чего же необходимы цели проекта. Ведь в теории в обобщенном понимании все всем ясно. Запускаем проект и на выходе получаем какой-то результат. В идеале – успешных рентабельный исход дела. Но такой подход ошибочен на старте. Если компания не понимает, что она должна получить на выходе, какие свои собственные амбиции и запросы удовлетворить, следовательно, она и не может оценить полученный результат. Все достаточно просто.

Другая проблема в том, что сам персонал не может понять, что же от него хотят. Это касается и целей, и задач отдельных проектов и планов. Они не мотивированы, поскольку не знают, что даст им конкретно полученный результат. Не так давно было проведено исследование, результаты которого следующие: только 25% персонала всех проектов информированы о конечной цели программы. Все остальные работают только в рамках своих должностных инструкций. Они не заинтересованы в том, чтоб что-то улучшить, изменить. Такую работу можно сравнить с работой роботов.

Виды целей

Цели можно классифицировать по разным критериям. Например, по критерию времени принято выделять:

• долгосрочные цели, которые должны быть достигнуть в результате нескольких лет;
• краткосрочные, которые основываются на плане действий на ближайший месяц, максимум – год.

Есть цели, которые классифицируют на количественные и качественные. Принципиальное отличие в том, каким образом будут оценивать выполнение конкретной цели. Например, при количественных целях результат оценивается с помощью количественных индикаторов, показателей. А вот при формулировании качественных целей не используются статистические данные и количественные показатели.

Также цели проекта можно разделить на:

• те, которые направлены на конкретный результат, то есть по итогу должен быть какой-то результат. Кстати, такие цели не всегда могут быть достигнуты в полном объеме;
• те, которые нацелены на процесс, то есть главная задача – улучшить то, что было до этого. Например, изменить технологию производства, повысить качество готовой продукции и т.д.

Отличие цели и задач проекта

Немногие понимают принципиальное отличие целей и задач проекта. Зачастую многие люди считают, что это схожие понятия и в принципе они несут одинаковую ценность для компании. Но это не так. Принципиальное отличие в следующем:

• цель или часто ее называют миссия - это некий фиксированный конечный результат, который должен получиться на выходе. Это вершина горы, до которой должно дойти предприятие. Не стоит полагать, что у всех коммерческих компаний единая цель – получение как можно большего объема прибыли. Кстати, такой подход давно показал свою неэффективность. Цель, как советуют практики и эксперты, должна иметь и социальную составляющую. Например, создать высокотехнологический инновационный продукт для рынка электронных девайсов России в среднем ценовом сегменте. Это четко сформулированная и прописанная цель.
• задачи – это уже более «приземленные» планы и вопросы, которые необходимо решить в результате коммерческой деятельности. По сути, задачи детализируют цель проекта, они позволяют понять, как и с помощью каких инструментов можно достичь конкретно поставленной цели. Задачи можно сравнить с конкретными и четко осязаемыми результатами. Например, в течение следующего года увеличить объемы реализации по продукту А на 15%; запустить в ближайший месяц новую рекламную кампанию…

Также четко проследить отличие целей и задач можно с помощью простого вопроса. Цель проекта отвечает на вопрос «Что?», а вот задачи отвечают абсолютно на другой вопрос «Как?». Пример:

1. Медицинская клиника ставит перед собой цель увеличить график работы и внедрить в практику вечерние часы приема пациентов. Как видим, в упрощенном виде компания желает просто увеличить прибыль и повысить рентабельность, но этого желают все предприятия. Поэтому прописывать именно такую цель точно не стоит, это и так понятно. Вообще, цель любого коммерческого дела и инвестиционного продукта – это доходность.
2. Для того, чтобы продлить график работы и достичь именно эффективной работы (доходы от внедрения должны превышать расходы), необходимо провести очень много действий. И вот здесь необходимо сформировать несколько задач:

• исследовать реальную потребность клиентов в вечернем приеме, то есть нужно понять, к каким специалистам будут ходить люди. Например, это может быть невропатолог, гинеколог и т.д.
• найти специалистов, которые готовы вести вечерний прием пациентов. Ведь многие врачи дополнительно работают и в государственных клиниках, поэтому необходим гибкий график работы;
• установить расценки за вечерний прием с учетом повышенной оплаты труда врачей.

То есть суть всего представленного в том, что цель показывает, что мы желаем получить на выходе, а вот задачи позволяют определить, как это сделать.

Задачи проекта и бизнес-задачи

Итак, с целями и задачами понятно. Но есть еще такая категория как бизнес-задачи, что же это такое? В понимании большинства, это тоже самое, что и задачи. Каких-то принципиальных отличий в этих категориях нет. Но это ошибочное мнение.

В чем отличие:

• задачи проекта – это конкретные действия и манипуляции, алгоритмы, которые позволяют достичь исключительно цели проекта. Например, строительная компания одновременно может строить элитное жилье, жилье эконом класса, некоммерческие помещения. И по каждому проекту будут свои задачи;
• бизнес-задачи – это уже некие действия и алгоритмы, с помощью которых компания достигает общей цели. Не конкретно данного проекта, а всей коммерческой деятельности. Это как некий план работы на краткосрочную или долгосрочную перспективу отдельного субъекта хозяйственной деятельности. Задачи и цели компании взаимосвязаны и взаимозависимы.

Чтобы было понятно, можно привести такой пример:

1. «Занять лидирующее место на региональном рынке среди производителей энергосберегающего оборудования». Это будет бизнес-задача, поскольку она конкретно относится ко всему производственному предприятию.
2. «Увеличить рентабельность и количество реализуемых насосов среди потребителей-юридических лиц». Это уже идет речь о конкретном проекте, определенном товаре, следовательно, это задача проекта.

Как сформулировать задачи проекта

Любая задача проекта должна быть простой и понятной. Кажется банальным, но это работает. Если руководитель или исполнитель не понимает, что он делает или ради чего все это, то он работает как машина.

Для формирования простых и понятных задач эксперты предлагают руководствоваться концепцией SMART. Это аббревиатура, которая означает следующее:

• Specific — конкретными;
• Measurable — измеримыми;
• Achievable — достижимыми;
• Realistic — реалистичными;
• Time-bound — ограниченными по времени.

Используя данную технологию можно получить неплохие результаты.

Другие рекомендации как правильно и корректно выстраивать и формулировать задачи:

1. Все задачи должны быть сформулированы на старте. Они могут слегка корректироваться в течение реализации конкретной программы, но в любом случае они должны быть. Так можно выстроить четкий алгоритм действий, составить план, программу, бюджет, подобрать нужный инструментарий, специалистов и т.д.
2. При формировании задач необходимо использовать креативность, знания и умения всей команды специалистов. Проект – это всегда общий результат, следовательно, и принимать участие в формировании задач должны все. Причина – они могут иметь разный характер, например, технологический, экономический, социальный и т.д.
3. Необходимо всегда использовать правило простой, но четко сформулированной задачи. Формулировка задачи должна быть понятна как тому, кто ее составляет, так и тому, кто ее будет достигать. Не нужно использовать «заумной» терминологии. Многие ошибочно полагают, что задачи должны быть достаточно детализированными и углубленными. Но это не так. Вся детализация будет потом, например, в бюджете, программе и т.д.
4. Задачи проекта периодически должны пересматриваться, их выполнение должно подлежать контролю. В процессе выполнения проекта необходимо постоянно мониторить, возможно ли достижение именно этой цели или необходимо что-то подкорректировать. Ведь важно не просто мониторить, но еще и своевременно адаптировать систему ценностей к реальности и внешней среде.

Выполнение таких простых правил поможет добиться поставленных результатов, упростить работу команде и получить желаемые показатели на выходе.

Примеры задач проекта

И давайте рассмотрим несколько удачных примером выстроенных задач:

• обновить работу сайта, добавить информационные блоки, добавить сведения о самом проекте и его участников в течение 60 дней;
• разработать программу запуска страницы в социальных сетях для увеличения процента информатизации потенциальной аудитории о продукте и деятельности компании;
• провести в течение ближайшего месяца презентацию продукта в супермаркетах города с бесплатной раздачей пробников продукции на общую сумму 100 000;
• уменьшить норму отходов сырья в производственном цикле на 5% и увеличить использование переработанного вторсырья на 15% до конца года.

То есть задача должна быть конкретной, понятной, выстроенной во времени.

Заключение

Вне зависимости от того, какой проект запускает программа, она должна сформулировать и прописать на бумаге цели и задачи данной идеи. Это необходимо не формально для галочки, а для того, чтобы была возможность поэтапно оценивать и корректировать получаемые результаты. Кроме того, не стоит забывать, что команда проекта должна быть мотивирована в достижении конкретного результата. Каждый член проекта должен получать не банальную инструкцию из непонятных заданий и функций, прописанных в инструкции. Он должен четко осознавать, что от него хотят и какая его ценность для проекта. Ведь не стоит забывать, что сотрудники работают не только ради зарплаты, но также и для удовлетворения собственных ценностей и амбиций.