Инструменты для эффективного управления бизнесом

Содержание статьи

−

Процесс построения бизнес-процессов сложный и включает несколько этапов. Важно продумать, каким образом будет идти тот или иной процесс, регламентировать его, ознакомить персонал с этим регламентом, а затем проверить работоспособность на практике. В статье простыми словами расскажем о популярных программах, упрощающих ведение бизнес-процессов.

Управление бизнес-процессами

Чтобы грамотно руководить бизнес-процессами, для начала выполняют подготовку и ставят цель – для чего это вообще требуется. Продуманный системный подход позволит повысить продуктивность работы и увеличить возможную прибыль.

CRM-системы

CRM или Customer Relationship Management – программы для управления отношений с клиентами. ПО позволяет упростить работу с заявками, ускорить их обработку и повысить уровень продаж.

В CRM могут входить программы для:

сбора и обработки сведений о клиентах;
контроля за работой менеджеров;
управления заявками и сделками;
аналитики и планирования.

CRM-системы решают рутинные задачи: формирование документов, отчетов, отправку почты, подсчет стоимости товаров, выставление счетов на оплату и многое другое.

Вариантов есть множество: Битрикс24, Pipedrive, amoCRM, WireCRM, retailCRM, Sales Creatio, Еадеск, Envybox, SalesForce и пр.

Бухгалтерские программы

Упрощают и ускоряют бизнес-процессы ведения бухгалтерской и налоговой отчетности. Помогают предпринимателю вести учет расходов и доходов, автоматизируют документооборот, вытесняя ручной учет с его возможными ошибками и низкой производительностью.

Принцип работы систем:

Бухгалтер оформляет первичную документацию, готовит накладные или платежные поручения.
Программа автоматически формирует проводки, и выполняет вычисления.

Бухгалтерские программы выполняют все необходимые задачи, позволяя автоматизировать учет заработной платы, материальных ценностей и основных средств, даже напоминают о необходимости сдачи отчетности.

Программы могут быть любые:

Бесплатные. Инфо-Предприятие, Своя Технология, Бизнес Пак.
Платные. 1С:Бухгалтерия, СБИС Бухгалтерия и учет, ПАРУС-Предприятие.
Онлайн. Контур.Бухгалтерия, Мои Финансы, Контур.Эльба и пр.

Для собственника бизнеса это значит понятный и прозрачный учет, без ошибок или штрафов за неверные начисления налогов или обязательных платежей.

Складской учет

Складской учет необходим даже бизнесу небольшого масштаба. Программы для автоматизации позволяют анализировать количество, поступление и выдачу товара, давая возможность работникам склада эффективно взаимодействовать с поставщиками.

Помимо этого, в их функции входит формирование отчетов о перемещении товаров, сбор заказов, формирование сопроводительных документов, анализ продаваемости по сезонам и многое другое.

На рынке есть разнообразный платный и бесплатный софт с разными функциями и возможностями. Вложения в платные программы складского учета быстро окупаются за счет оптимизации работы склада. Популярные продукты: ЕКАМ, МойСклад, Бизнес.ру, LiteBox, Subtotal и другие.

Управление персоналом

Персонал в любой организации считается довольно сложным для управления объектом. Вместо реестров, служебных записок и Excel для управления кадрами теперь используются специальные программы.

Планировщики задач

Хороший планировщик задач имеет широкий функционал: позволяет контролировать выполнение задач, формировать цели разных масштабов, отслеживать результаты в отчетах и всегда быть на связи с сотрудниками.

Подобные сервисы работают по принципу ежедневника или доски с задачами, на которые добавляются разные проекты или задачи в компании. К каждой из них можно добавлять пометки, файлы, помечать ответственных за результаты сотрудников, выставлять дедлайны.

Чаще всего руководители проектов выбирают такие планировщики и трекеры для совместной работы: Trello, Basecamp, Wrike, Teambox, Weeek, LeaderTask и прочие.

Видеоконференции

Даже в небольшой компании не обойтись без совещаний. Если все сотрудники находятся в одном здании – это не проблема, если же необходимо наладить общение между сотрудниками из нескольких офисов по городу, решением становятся видеоконференции.

Это повышает эффективность общения, позволяя персоналу решать рабочие вопросы в любое время, а также сокращая необходимое на согласование того или иного действия время. Удобные программные продукты для видеоконференций: Zoom, Google Hangouts, Скайп.

Чаты

Для обмена информацией между сотрудниками внутри компании создаются специальные чаты в корпоративных мессенджерах. С помощью такого инструмента удобно связываться не только с сотрудниками разных отделов и офисов, но и подрядчиками и партнерами.

Корпоративная информация и передаваемые документы будут храниться в одной переписке, к которой всегда есть доступ. Чаты могут быть:

Мультифункциональными. Используются специальные программы, где можно не только общаться, внутри команды, а и заключать сделки и многое другое. В качестве примера выступает Онлайн-офис в Битрикс24.
Узкоспециализированными. Созданы для общения в компании, обычно бесплатные, простые и интуитивно понятные.

Известные корпоративные мессенджеры: Skype, Telegram, Microsoft Teams, Discord, Hangouts и другие.

Привлечение клиентов

Необходимый шаг, позволяющий увеличить прибыль и повысить продажи, в котором нуждается как малый бизнес, так и крупные компании. Методик и маркетинговых приемов для достижения цели доступно множество.

Контекстная реклама

Это баннеры и объявления, которые видят потенциальные клиенты и покупатели со сферой интересов, схожей с тематикой рекламируемого товара.

Настроить рекламу можно и своими силами, учитывая такие моменты:

Верно выбрать регионы для показа.
Подобрать соответствующие ключевые фразы для привлечения на сайт целевого трафика.
Обязательно отслеживать аналитику, чтобы оперативно вносить правки в рекламную кампанию.

SEO

Под SEO понимают продвижение в интернете при помощи уникального контента и оптимизации сайта для поисковых систем. Раскрутка с использованием SEO – процесс небыстрый, в среднем отнимает от пары месяцев до года.

В процессе самостоятельной оптимизации необходимо:

Устранить технические ошибки на сайте, предварительно заказав аудит.
Убрать дубли страниц и контента.
Прописать мета-теги, необходимые поисковику для формирования сниппета.
Оформить разделы сайта, сделав четкую структуру.
Публиковать на страницах только уникальный контент с подобранными ключевыми словами (например, Wordstat.Yandex для сбора семантического ядра).

Не лишним будет изучить сайты конкурентов, посещаемость, каналы трафика и прочие моменты – в этом поможет Similarweb или Keys.so.

Продвижение в соцсетях

Создание аккаунтов в социальных сетях сегодня – необходимость для любого вида бизнеса. При этом контент бизнес-аккаунта в каждой из них должен отличаться, поскольку везде разная аудитория и свои «фишки».

В зависимости от ЦА, продвигать бизнес можно в:

Instagram и Вконтакте. Хороший вариант для магазинов одежды, косметики, подарков, игрушек и аксессуаров.
Facebook и Telegram. Создать новостные страницы с возможностью связи с поддержкой для интернет-магазина.
Twitter и LinkedIn. Решение для B2B-сегмента и бизнеса, делающего ставку на деловых людей.
YouTube. Если специфика магазина позволяет вести видео-блог с обзорами товаров и пр.

Чат-боты

Чат-боты созданы для автоматизации общения. В самых простых вариантах прописаны уже готовые варианты ответов на вопросы пользователя, более сложные версии способны к машинному обучению.

Варианты использования чат-ботов в бизнесе:

Поддержка клиентов как альтернатива FAQ на сайте.
Сервис для покупателей (помощь в поиске товара).
Маркетинг. Рассылки, уведомления об акциях, обратная связь.
Рекрутинг. Некоторые компании сперва дают потенциальному кандидату пройти интервью с ботом, а уже потом с HR-менеджером.

Чат-боты можно использовать в любой социальной сети или добавить прямо на сайт.

Квизы

Это разного рода развлекательные викторины и тесты, с помощью которых тоже можно продавать. Первый вариант – на основании итогов теста предложить клиенту, подходящий товар или услугу из ассортимента. Второй вариант – не предлагать товар напрямую, но всячески пытаться вовлечь, предлагая бонус, скидку или прочие опции, повышающие лояльность клиента.

Остается еще один метод – предложить клиенту оставить свою электронную почту, чтобы подписать его на рассылку или рекламные предложения. В любом случае квиз должен быть ярким, запоминающимся и интересным.

Рассылки

Email-маркетинг – давний способ привлечения новых и удержания старых клиентов, показывающий высокую эффективность. Специальные сервисы рассылок позволяют сегментировать аудиторию, собрать контакты из социальных сетей, проверять адреса. Во многих есть удобный визуальный редактор для создания и доработки рассылки, формирования автоматических цепочек и многого другого.

Контент-маркетинг

Он создан для привлечения клиентов на ресурс посредством интересного целевой аудитории контента: текстов, видеоматериалов, инфографики и пр. Продуманное ведение блога повышает лояльность, узнаваемость бренда и делает покупателя постоянным клиентом.

Системы автоматизации маркетинга в этом случае позволяют генерировать лидов, отслеживать поведение посетителей на сайте, автоматически распространять готовый контент и многое другое.

Аналитика рекламы

На основании собранных данных удобно выстраивать аналитику рекламных кампаний и при необходимости проводить оптимизацию. Чтобы быстро собрать данные по заказам, объявлениям и ключевым словам, используются счетчики Google Analytics и Яндекс.Метрики, а также аналитику рекламных звонков. В сумме это дает компании понять, сколько денег уходит на рекламу и сколько лидов генерируется.

Google.Analytics и Яндекс.Метрика

С помощью счетчиков отслеживается:

Число посещений по источникам.
Заходы на сайт с кликов по рекламе.
Конверсия по целям.
Поведение посетителя на сайте.

Полученные цифры позволяют бизнесу грамотно распределять бюджет, дорабатывать сайт и выявлять проблемы технического характера, отслеживать эффективность рекламных кампаний, анализировать поисковые запросы, контролировать продажи и не только. Без счетчиков понять эффективность рекламы невозможно.

Коллтрекинг

Еще одна система для сбора статистики звонков и формирования истории коммуникаций. Сервисы помогают собирать данные, отслеживать динамику обращений, рассчитывать эффективность рекламных объявлений. При выборе такого сервиса стоит учесть его стоимость и сложность интеграции.

Конкурентная разведка и используемые SEO-инструменты

Современные инструменты собирают данные о конкурентном бизнесе и компаниях из открытых источников. Методы используются белые, это уже давно не неправомерный промышленный шпионаж.

Какие программы будут полезными:

Searchmetrics (ключевые слова для ранжирования сайта и отслеживания эффективности).
SpyFu (информация относительно производительности домена).
SEMrush (покажет ключевые слова, по которым ранжируются конкуренты в нише).
BrightEdge (полный анализ SEO-кампании конкурентов).

Итоги

Автоматизация процессов в бизнесе – это перенос монотонных, сложных, повторяющихся задач в специальные сервисы. Это дает возможность принимать и обрабатывать заказы, вести учет, формировать счета, готовить отчётность и многое другое. Автоматизировать можно довольно многое: начиная от постановки задачи перед менеджерами и заканчивая складским учетом и анализом эффективности рекламных кампаний. Без этого невозможно развитие бизнеса, его рост, увеличение продаж и снижение издержек.

Бизнес