Для чего нужна отчетность отдела продаж

Любая отчетность предназначена для того, чтобы структурировать работу того или иного отдела, выявить и оценить качество работы как всего структурного подразделения, так отдела продаж в частности. Наличие разнообразной отчетности позволяет не только планировать и оценивать достигнутые результаты, но и выявлять ключевые факторы, повлекшие за собой те или иные позитивные, негативные последствия.

И далее о том, что такое отчетность продаж, в какой форме она может быть представлена и каких результатов дает возможность достичь.

Цели и задачи отчетов отдела продаж

Общая цель любого отчета – это контроль над достигнутыми результатами, их оценка и сравнение в зависимости от запланированных показателей. И отчетность по продажам не является исключением. С ее помощью менеджер получает возможность анализировать как всю деятельность отдела продаж, так и отдельные направления его работы. Это обеспечивает не только выявление отклонений, но и причин, которые их повлекли.

Основная проблема контролируемости деятельности по продажам в том, что один такой цикл может быть реализован в течение нескольких месяцев. Есть проекты, требующие долгосрочной реализации – от полугода до года. Соответственно возникает проблема, как спроектировать поведение того или иного клиента, как понять, что будет с реализацией сделки через несколько месяцев. И в помощь здесь приходят различные индикаторы и показатели оценки эффективности работы отдельного менеджера, всего отдела.

Практика показывает, что нет единого стандарта, какой должна быть отчетность по продажам. Она может включать несколько базовых показателей, а может состоять из 40-60 различных индикаторов оценки. Каждый такой индикатор включается в отчетность с определенной целью. В итоге оценивается план, факт, рассчитывается отклонение, определяются ключевые факторы, которые повлекли такое отклонение. Далее более детально будут рассмотрены самые базовые отчеты по продажам, которые используют на практике.

Отчет «План-Факт»

Один из самых эффективных и простых отчетов, сущность которого понятна уже из самого названия. Специфика в том, что изначально менеджер что-то планирует и закладывает в план, а потом уже по факту совершения сделки или определенного комплекса работ оценивает результат.

Особенности формирования отчета:

• если длительность сделки не превышает несколько недель, то тогда можно формировать планы на месяц. То есть, если компания имеет производственный цикл и цикл продаж, не превышающий месяц, то и планировать определенные результаты нужно на 30 календарных дней;
• если длительность сделки и операционного цикла в компании превышает несколько недель, то тогда оптимально формировать такой отчет на квартал.

Каким будет отчет, сказать однозначно не может никто. Например, кто-то формирует форму с учетом эффективности работы каждого отдельного менеджера. Тогда отчет будет состоять из нескольких простых форм:

• перечень менеджеров, которые работают в структурном подразделении;
• запланированный объем продаж по каждому субъекту;
• фактический объем продаж по каждому сотруднику;
• фактическое отклонение плана и факта.

Отклонение может быть, как абсолютным, так и относительным. Если речь об абсолютном отклонении, то оно рассчитывается в натуральном или стоимостном измерении. Например, менеджер Иванов С.К. должен был продать 86 000 товаров, а по факту он реализовал 92 000 товаров. Абсолютное отклонение составит +6000 штук.

Есть еще абсолютное отклонение. Оно может быть рассчитано в процентах или коэффициенте. Можно определить темп роста, а можно рассчитать темп прироста:

• темп роста составит: 92 000 ÷ 86 000 ✕ 100% = 106,98%;
• темп прироста составит в данном случае 106,98% - 100% = 6,98%.

Какие показатели будут включены в данный отчет – это сугубо индивидуальное дело каждой компании. В разрезе каждого менеджера могут устанавливаться различные показатели, например, количество заключенных сделок, количество клиентов, которые повторно обратились в компанию и т.д. Простыми словами, есть показатель по плану, есть показатель фактический, и в отчете отражают их разницу.

Статистика продаж по этапам в Pipeline

Принципиальной особенностью такого отчета, который формируется в Пайплайне, является то, что оценивается не совокупный результат того или иного менеджера, а рассчитываются оценочные промежуточные результаты на каждом этапе работы отдельного сотрудника. Фактически, такой отчет служит неким горизонтальным представлением воронки продаж. Он позволяет на различных стадиях работы отдельного менеджера выявить потенциальную возможность выполнить поставленный перед ним план до конца завершения цикла.

Некоторые особенности формирования отчета в Пайплайне:

• весь цикл сделок разбивается на отдельные этапы, например, этап 1, этап 2, этап 3 и т.д.;
• для каждого менеджера продаж устанавливается план продаж, который он должен выполнить по завершению всех этапов (такой план может и не закладываться в отчетность);
• по факту выполнения каждого этапа соответствующее значение включается в план с указанием сотрудника. Например, на этапе 1 Литвинов выполнил 3652 сделки, Прокопишин – 3658 сделок, Иванов – 4100 сделок. На каждом таком этапе оценивается теоретическая возможность каждого сотрудника вырваться в лидеры или достичь поставленных результатов;
• есть возможность на каждом этапе операционного цикла сделки определить лидера в отделе, отстающего и т.д. Преимущество в том, что сотрудник, который не выполняет план на первом этапе, имеет возможность уже на первых порах оценить недостатки своей работы и изменить подход в продажах.

Плюс Пейплана в том, что данный программный продукт предоставляет возможность представлять отчет в простой и доступной форме с визуализацией. Данные могут быть оценены всеми без наличия профессиональных навыков.

Конверсия и длина сделки

Подобный отчет по такому показателю как конверсия и длина сделки позволяет оценить факт того, какое количество клиентов готовы перейти от одного процесса оформления сделки к другому. И дополнительно оценивается еще индикатор времени перехода, то есть как быстро принимается решение о переходе на следующую стадию воронки продаж.

Эффективность данного отчета заключается в том, что он предоставляет возможность оценить реальную эффективность работы менеджера. Например, менеджер смог привлечь клиента, мог его заинтересовать, но смог ли он сделать так, чтобы клиент все-таки оформил сделку и приобрел товар. Если нет, то, следовательно, на каком-то этапе менеджер реализовал не весь свой потенциал или он не обладает достаточной компетенцией для того, чтобы завершить данный цикл операций.

Особенности формирования отчета отдела продаж по воронке и длине сделки:

• сделка разделяется на определенные этапы, каждый из которых имеет свою продолжительность реализации (в отчете обязательно фиксируется длина такого этапа);
• на каждом этапе указывается процент конверсии, то есть определяется, какой же процент клиентов перешел с первого на второй этап и т.д.;
• в конце определяется итоговая конверсия работы как всего отдела продаж, так и возможно отдельного менеджера.

Например, на первом этапе конверсия может составлять 80%, а уже на четвертом всего 22%. Это уже свидетельствует о том, что есть некая «поломка» в работе отдела.

Отчет по количеству сделок и клиентов

Данная форма отчета достаточно детализировано предоставляет информацию о работе каждого менеджера. В каком виде будет сформирован такой отчет – дело личное, показатели и индикаторы включает главный менеджер.

Отчет формируется по каждому менеджеру отдельно. В него включается количество подписанных сделок, количество завершенных сделок, их стоимость, этап выполнения, дата начала и дата конца, и т.д. Это как пример.

Формирование такого отчета может быть реализовано в специальном программном продукте, а может банально использоваться всем известный Эксель.

Отчет по сводной статистике

Универсальный отчет по работе каждого менеджера, в который также включаются те показатели и индикаторы, которые удобны самой компании. Как правило, такие отчеты изначально формируются с одним упором, а потом в результате работы и корректировки претерпевают определенные изменения. Например, какие-то показатели из отчета исключаются, какие-то, наоборот, добавляются.

Как правило, отчет со сводной статистикой может формироваться не за месяц, а за более длительный период, например, квартал. На основании полученных результатов принимается решение о премировании или депремировании сотрудника.

Отчетность по этапам и суммам сделок

Один из разновидностей отчета, который предоставляет возможность оценить стоимостную составляющую работы конкретного менеджера или целой команды в компании. Основная цель данного отчета в том, чтобы не просто определить совокупную стоимость заключенных сделок, но также и выявить стоимость тех сделок, которые находятся на различном этапе реализации.

Такой отчет формируется с учетом временного аспекта. То есть форма содержит информацию не только по денежному эквиваленту на каждом этапе воронки продаж, но и с учетом динамики таких сделок в различные месяцы, кварталы и т.д.

Основная задача такого отчета – понять, что руководит покупателем, присутствует ли фактор сезонности в его поведении. Как правило, такие отчеты формируются в табличном и графическом формате. С помощью простой визуализации определяется пик и спад, после чего предпринимается глобальная работа по выявлению основных причин, которые повлекли такой рост или упадок.

Пользовательские отчеты

Пользовательский отчет, грубо говоря, это та форма отчетности, которая удобна конкретно вам и вашей команде. Как правило, в практике используют именно пользовательские отчеты, потому что они позволяют учесть специфику того или иного производственного цикла, работы бизнеса.

Кроме того, один руководитель желает анализировать только те индикаторы и результаты, а другие хотят получать более развернутую информацию. Поэтому главный совет: опираясь на основные формы отчета продаж все-таки разрабатывать собственные формы для анализа. Это позволит более продуктивно оценивать эффективность и принимать правильные управленческие решения.

Заключение

Таким образом, отчетность отдела продаж позволяет как планировать работу компании и самого отдела продаж, так и оценивать конкретные результаты работы менеджера, целой команды тех, кто по функциональным обязанностям должен продавать.

В теории и практике продаж есть множество отчетов, шаблонов, программных продуктов, которые можно взять за основу и использовать в своей работе. Но никто не ограничивает руководителя отдела продаж составлять индивидуальные отчеты со своими показателями и индикаторами. Формирование шаблона отчета продаж для конкретной компании – это чисто практическая работа, требующая понимания специфики бизнеса, производственного цикла, воронки продаж и т.д.

Каждый отчет предоставляет ту или иную информацию. Поэтому так важно не просто брать универсальные формы, а проектировать их под собственные запросы.