Для чего нужна автоматизированная система продаж

Содержание статьи

−

Современные процессы, связанные с продажами, предусматривают обработку большого количества информации. Для экономии средств и времени многие компании отдают предпочтение автоматизированным системам продаж. При их использовании менеджеры больше внимания уделяют основным своим задачам – обработке заявок, прогнозированию и закрытию сделок. Ручное заполнение отчетов и вывод основных индикаторов считаются рутинной работой, которую давно доверяют различным программам. Согласно результатам проведенных исследований, потенциальные клиенты, коммуникация с которыми была автоматизирована, потратили на покупки на 47% больше. Кроме того, внедрение подобных систем предоставляет руководящему персоналу больше информации. Процесс становится прозрачным.

Что такое автоматизация продаж

Существует большое количество различных систем автоматизации продаж. Они представлены программным обеспечением (ПО), которое разрабатывается под определенные условия использования.

Софт берет определенную работу менеджера на себя. Он сохраняет сведения о клиентах, формирует важные напоминания, проводит быстрые сделки и отслеживает статус каждого заказа.

Любое ПО разрабатывается с учетом того, что специалисты должны проявлять свои навыки при решении задач, с которыми программа не справится. При этом снижение нагрузки менеджеров уменьшает вероятность допущения ошибок. Как показывают результаты проведенных исследований, автоматизация продаж повышает качество обслуживания клиентов.

Система оказывает благоприятное воздействие на работу всех отделов. К примеру, руководящий персонал получает большое количество данных для принятия правильного решения в части модернизации существующих бизнес-продаж.

Виды систем автоматизации

В большинстве случаев система автоматизации представлена специальным программным обеспечением. Оно может разрабатываться как универсальный продукт для большого круга пользователей, а также под заказ компании. Выделяют:

CRM – масштабный продукт, который устанавливается для управления взаимоотношениями с заказчиком с целью улучшения отношений между компанией и клиентами, сотрудниками организации.
SFA – система, предназначенная для поддержки продаж или предоставления услуг. Основная цель заключается в увеличении эффективности процесса реализации.

В целом можно сказать, что оба варианта практически одинаковы. Это связано с модульной структурой. К примеру, при необходимости количество функций увеличивается или уменьшается.

Цель системы автоматизации продаж

Внедрение системы предусматривает большие затраты. Основная цель – увеличение прибыли компании. Также выделяют несколько других направлений:

глубокий взгляд на процесс продаж;
определение средств оптимизации этого процесса;
оценка спроса на сформировавшемся рынке;
ведение подробной клиентской базы;
хранение истории взаимодействия с клиентами;
создание сообщений о важных задачах и предстоящих событиях;
формирование и контроль воронок продаж;
исключение вероятности потери лидов на каждом этапе бизнес-процесса;
разделение всех поставленных задач между сотрудниками;
сбор статистической информации для дальнейшего анализа, повышения эффективности маркетинга;
формирование ценовой политики.

Конкретные цели определяются самой компанией, которая внедряет систему автоматизации продаж. Зачастую под этот список разрабатывают сам продукт.

Важность системы автоматизации продаж

Важность подобной программы сложно недооценить. Она используется в качестве основного инструмента при решении большинства задач. Особенности заключаются в нескольких моментах:

экономия времени;
рост доходов;
улучшение всех показателей;
сокращение цикла продаж;
повышение производительности;
получение точных данных.

Эффективный инструмент стал использоваться во всем мире. При этом он подходит для продажи различных товаров и предоставления услуг.

Функции систем автоматизации продаж

Как ранее было отмечено, подобные системы могут выполнять различные функции. Все зависит от того, какие задачи была поставлены при разработке ПО. К числу основных относят:

прогноз доходов;
отображение подробных показателей в реальном времени;
контроль информации;
оборот документов;
контроль клиентской базы;
хранение важных файлов;
контроль за персоналом;
создание прайс-листа;
формирование отчета;
отслеживание проектов и продаж, управление ими;
инструменты финансирования, учет затрат.

Разработчики предусматривают различный уровень доступа к информации, поэтому данные могут распределяться по отделам для дальнейшей обработки.

CRM и ее внедрение в работу

Подобная система может интегрироваться в работу компании на момент ее создания или изменения бизнес-процессов. Выделяют несколько этапов внедрения:

Подготовка к внедрению. На первом этапе проводится анализ сложившейся ситуации на рынке и внутри компании для оценки потенциальной выгоды от установки ПО. Не во всех случаях целесообразны подобные изменения. К примеру, цена CRM и объем вносимых изменений не окупится за многие годы.
Сбор всей информации. Как правило, происходит составление ABCXYZ-анализа, получают сквозную аналитику по различным каналам для определения эффективности и корректировки бюджета, собирается отчет по сотрудникам, существующим воронкам, новым и старым клиентам. Вся информация загружается в систему для анализа и формирования базы.
Работа над будущим внедрением ПО. Выделяют программы, которые могут быть приобретены или заказаны у разработчиков. Первый тип обходится дешевле, но не всегда идеально подходит под конкретные продажи. Второй создается под задачи, которые перечисляются компанией.
Внедрение CRM с переносом всей необходимой информации. Как правило, подобная работа выполняется поставщиком программного обеспечения и предусматривает настройку, установку на всех устройствах, проверку защиты. В некоторых случаях проводится обучение сотрудников, предоставляется ознакомительный материал.

Для использования подобного программного обеспечения требуется подготовленный персонал.

Контролируемые процессы

Программное обеспечение полностью автоматизировано. Оно может обрабатывать большое количество информации. При этом контролируются основные процессы:

выполнение поставленных задач на рабочем месте;
коммуникация с клиентами и сотрудниками;
документооборот;
финансовые процессы.

Количество контролируемых процессов во многом зависит от степени интеграции софта и его сложности.

Интеграция всех систем с CRM

Процесс интеграции во многом зависит от сложности системы CRM и особенностей самого бизнеса. Выделяют несколько процессов:

Объединение с Email. Практически все продажи предусматривают отправку электронных сообщений. Если рассматривать многие автоматизированные воронки, этот этап может затягиваться, поэтому система может сама выбирать подходящие сообщения и отправлять через определенный промежуток времени. После этого формируется отчетность.
Работа с календарем. Каждый бизнес предусматривает планирование действий всей сотрудников. Чтобы они не пропустили свои задачи, на главной панели отображаются дела на сегодня, завтра или всю неделю. Очень распространенный инструмент.
Интеграция с приложениями-коннекторами. Объединяет несколько программ в единую систему для получения лучшего результата.
Получение информации с социальных платформ. Сегодня социальные сети стали источником большого количества клиентов, поэтому они подробно изучаются
Интеграция с ПО, которое применяется для прогнозов. Повышает вероятность получения требуемого результата.
Объединение с инструментами коммуникации команды. За счет этого упрощается управление коллективом.
Интеграция с формами, применяемыми для сбора информации. Было создано большое количество инструментов, которые собирают данные о потенциальных клиентах. Они повышают эффективность бизнес-процессов.
Объединение с IP-телефонией для проверки звонков. Несмотря на появление большого количества современных методов коммуникации, большинство клиентов связываются по телефону. Для этого создается собственный колл-центр. Интеграция CRM упрощает процесс регистрации потенциальных клиентов, собирает всю информацию.
Работа с системами оценки и повышения качества услуг. Существует большое количество инструментов, которые оценивают эффективность работы с клиентами. Они могут быть интегрированы в CRM. Вспомогательные данные помогут с корректировкой существующей системы продаж.
Интеграция с текущими процессами документооборота. Процесс продаж предусматривает формирование большого количества документов. Они должны своевременно отправляться определенным сотрудникам и обрабатываться.
Объединение с инструментами электронной коммерции. Они могут быть связаны с размещением рекламы и многими другими моментами.
Получение данных с веб-форм. Они становятся частью лид-магнитов, которые привлекают новых пользователей или увеличивают вовлеченность существующих
Работа с видеоконтентом. Многие маркетинговые стратегии предусматривают продвижение посредством видео. Подключение к платформе позволяет получить большее количество информации.

Как ранее было отмечено, во многом объем работы зависит от особенностей самой компании. Она может использовать определенный набор инструментов.

Внедрение карт рабочего времени

Карта рабочего времени менеджера считается эффективным инструментом для последующей автоматизации. Она представлена подробным описанием задач, которые выполняются в течение одного дня.

Применяется карта рабочего времени для повышения эффективности труда. При этом система автоматизации собирает всю информацию для определения слабых и сильных сторон коллектива, отделов или всего предприятия.

Вывод цифр на дашборд

Dashboard – определение основной доски, которая выводит данные. Как правило, она представлена сочетанием нескольких блоков с определенной информацией. Она может использоваться для определения эффективности деятельности отдела.

Разработчики программного обеспечения стараются сделать подобную доску максимально информативной. К примеру, данные выводятся в виде графиков или таблиц. Это значительно упрощает ее восприятие.

Для каждого отдела создается собственная отчетность. При этом главный администратор может менять количество блоков, их информативность и другие параметры.

Руководство компании, как правило, получает всю информацию. Она позволяет следить за работой предприятия.

Система автоматизации продаж – сложное программное обеспечение, которое используется для упрощения работы менеджеров. Оно собирает всю необходимую информацию и оптимизирует ее для отображения и дальнейшего использования. Процесс внедрения CRM достаточно длительный. Он предусматривает оптимизацию большинства процессов. На рынке есть множество различных продуктов, которые решают определенные задачи бизнеса с учетом его целей и специфики, поэтому с выбором не возникает трудностей. Крупному бизнесу требуется CRM, которая создается под определенные задачи, поэтому они заказывают разработку подобных проектов.

Бизнес Продажи