Что такое проектный менеджмент

Любая идея подлежит реализации посредством прохождения определенного процесса выполнения – от формирования самой концепции до воплощения того, что расписано на бумаге, в реальность. И вот проектный менеджмент нацелен как раз на то, чтобы с учетом профессионализма команды и совокупности инновационных способов, решений и инструментов достичь желаемого результата. И далее о том, что такое проектный менеджмент и какая его главная цель в бизнесе, какие основные подходы позволяют достичь выполнения проекта и с использованием какого инструментария.

Что такое проект и его управление

Рассматривая такую категорию как проектный менеджмент нужно уделить внимание двум составляющим: проект и менеджмент. Под проектом следует понимать некое мероприятие, процесс, их совокупность с четко утвержденными сроками выполнения, целями и задачами, основа которого состоит в том, чтобы на выходе получить некий инновационный результат или продукт. Если говорить простыми словами, то проект – это некая задумка в бизнесе или иных сферах работы человека, социума, которая должна предоставить результат.

Менеджмент – это управление, известно многим. Поэтому такая категорий как проектный менеджмент по факту трактуется как категория управления проектами. Это целенаправленная деятельность, которая нацелена на регламентирование всех процессов внутри конкретного проекта и обеспечение конечного результата. Грубо говоря, проектный менеджмент – это то, чтобы помогает на выходе получить тот самый уникальный продукт или инновационный результат.

Зачем нужно управление проектами

• Деятельность по управлению проектами предоставляет быстро и точно получать то, что задумано. Это целенаправленная деятельность команды, отдельных специалистов, посредством которой формируется целостная картина задач и целей предприятия;
• Утверждаются различные подходы и инструменты для достижения целей;
• Распределяется система задач на отдельные зоны ответственности в зависимости от поставленных задач, сферы компетентности;
• Разрабатывается эффективная и экономически целесообразная система распределения ресурсов компании.

Получается, что управление проектами позволяет конечную цель разбить на отдельные бизнес-процессы, отдельные «промежуточные пункты», в рамках которых и устанавливаются ответственные лица, сроки выполнения, промежуточные результаты и т.д. Для получения конечного результата необходимо выполнить множество промежуточных процессов и алгоритмов. И как это сделать с достижением максимально точного результата – задача проектного менеджмента.

Сейчас такое направление как проектный менеджмент рассматривают как отдельную науку, в которой сформировался свой свод правил и стандартов, знаний и инструментов. Есть множество научной и практической литературы, которая позволяет понять суть работы, ознакомиться с ключевыми практическими аспектами работы.

Роли в проекте

Для достижения поставленной цели и для того, чтобы в конечном итоге проект был реализован, каждый из его участников должен получить какую-то роль. К тому же, кто-то должен инициировать сам проект и руководить его выполнением. Поэтому в рамках проекта принято выделять определенные роли:

1. Руководитель. Зоной ответственности руководителя является как раз достижение конечной цели проекта, его выполнение с соблюдением утвержденного дедлайна и бюджета.
2. Заказчик. Это тот, от кого изначально поступает инициатива создать продукт. Он утверждает критерии и требования к продукту или разработке, которая будет внедряться в реальность.
3. Спонсор. Субъект, который выделяет средства для проведения проекта. Он утверждает конкретное финансирование для проекта, а также может принимать участие в регламентации сроков выполнения.
4. Команда. Это определенная совокупность компетентных в разных областях людей, которые в тандеме руководителя и под его управлением выполняют различные бизнес-процессы и достигают промежуточных результатов.

При этом в одном лице сразу может отождествляться сразу несколько ролей. Например, заказчиком и спонсором может выступать одно юридическое лицо. Также руководитель проекта одновременно может быть и его спонсором. Здесь возможны различные варианты и тандемы.

Основные этапы управления проектом

В теории и практике принято выделять две разновидности проектного менеджмента:

1. Классический вид. Такую разновидность принято еще называть как каскадную или водопадная модель.
2. Гибкий вид. Имеет принципиальную разницу с классической моделью проектного менеджмента.

Принципиальная разница в том, что каскадная модель предполагает использование определенного каскадного алгоритма. То есть получается, что сначала составляется план, программа действий, а потом уже распределяются роли и задачи согласно такому алгоритму действий. Использовать такую модель рекомендуют только в том случае, если проект и его результат можно спрогнозировать. Поскольку любые корректировки в рамках установленного плана воспринимаются как нечто негативное. И вот такое отношение является главным недостатком такой концепции. В рамках проекта люди и команда не могут адекватно воспринимать какие-либо изменения.

Гибкая модель проектного менеджмента предполагает, что определенный план и программа реализуются в рамках неопределенности. То есть нельзя точно спрогнозировать, какой бюджет проекта, какие сроки и задачи у него. Иногда даже нельзя понять, что должны получить на выходе, то есть результат формируется достаточно обтекаемо. Цели базируются в рамках конкретных промежуточных звеньев одной цепи. Достигнут результат на одном этапе, хорошо, тогда можно планировать следующий этап.

Следовательно, в зависимости от того, какой вид проектного менеджмента применяется на практике, зависит и алгоритм его реализации.

Этапы управления проектами при классической модели:

1. Инициация. На первом этапе формируют совокупность требований к проекту, устанавливают определенные цели и задачи. Для этого собирают команду, проводят мозговой штурм, обсуждают проблему, возможный результат.
2. Планирование. Формируются план и программа проекта, утверждается определенный бюджет, формируются дедлайны, происходит разделение процесса на бизнес-процессы, происходит регламентирование функциональных обязанностей.
3. Разработка. Фактически на этом этапе определяются и утверждаются определенные способы и методы достижения поставленных задач, выбирается инструментарий управления проектом.
4. Тестирование и реализация. Это основной этап на пути реализации проекта. Здесь каждый задействованный субъект выполняет свою задачу в рамках установленного бюджета и дедлайна. После завершения и получения результата проводится тестирование. Оно проводится как в рамках компании, так и в окружающей среде. Например, проводится апробация среди целевой аудитории потребителей, изучаются их мнения. При необходимости продукт корректируется с учетом пожеланий клиентов.
5. Завершение проекта с мониторингом. В рамках данной программы продукт или разработка продается заказчику или покупателю с последующим изучением степени их удовлетворения.

В рамках гибкого проектирования нельзя однозначно сказать, какой из указанных этапов будет выполнен в рамках проекта. В большинстве случаев каждый проект разбивают на составные части, так называемые подпроекты. А потом уже в рамках каждого выполняется определенная совокупность действий.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Каждый метод управления имеет свои недостатки и преимущества. Это особенность работы таких систем. И проектный менеджмент не является исключением.

Основные преимущества:

• Наличие четко поставленной цели позволяет разработать и утвердить детализированный план по достижению желаемого результата;
• Есть возможность четко спрогнозировать объем затраченных ресурсов, утвердить бюджет проекта до момента его реализации (при классическом подходе);
• Присутствует возможность управления рисками и бюджетом, что позволяет работать в рамках конкретного результата;
• Есть четко определенная зависимость бизнес-процессов и желаемого результата.

В основном все указанные преимущества относятся к проектной системе управления. Главным же преимуществом именно адаптивной гибкой системы является то, что зная конечную цель, всегда можно подстроиться под существующие изменения внешней и внутренней среды, корректируя при этом план реализации проекта.

Основные недостатки классической модели управления проектами заключаются в том, что система управления не может быстро реагировать на какие-то изменения и корректировки. Команда или отдельные ее участники воспринимают изменения критически, как нечто такое, что влечет за собой невозможность выполнения проекта.

Основным недостатком гибкой модели является то, что зачастую такие проекты выполняются с задержками, а также превышением прогнозируемого бюджета.

Инструменты для управления проектами

Сейчас любое управление проектами предполагает использование программного продукта. Так проще и эффективнее, рациональнее и быстрее. На практике существует разнообразие программных продуктов, и вот только малая их часть:

1. Битрикс24. Программа отечественного разработчика, легко интегрируется в любой смартфон, что очень удобно и понятно для разных пользователей. Позволяет работать полностью в онлайн формате, предоставляет опцию изменения интерфейса в зависимости от потребностей пользователя. Также можно работать и в бесплатной версии. Пользователи отмечают сложный интерфейс.
2. Jira. Не совсем типичный представитель программы для проектного менеджмента. Часто используется как система для выявления и предотвращения ошибок в программе. Большинство функциональных возможностей в рамках проектного менеджмента доступно при интеграции баг-трекера в другие сервисы.
3. Asana. Главным достоинством программы считается понятный и простой интерфейс, присутствует широкий функционал по анализу, предоставляет возможность одновременно управлять несколькими проектами одновременно.

По факту, использование любой подобной программы обусловлено еще и спецификой проекта, его профилем и профессиональными навыками команды, которая выполняет проект. Например, не всегда при разработке какого-то продукта в команде присутствует программист или все участники команды обладают высоким уровнем знаний в отношении пользования компьютерами. Поэтому в таком случае рационально использовать программы с простым и понятным интерфейсом. В ином случае можно внедрять и продукты более сложные, но более функциональные и интегрированные.

Заключение

Таким образом, проектный менеджмент позволяет с помощью интегрированных современных подходов, четко сформулированных задач и целей, добиваться на выходе желаемого результата. Это может быть как создание инновационного продукта, в котором нуждается конкретный заказчик или группы потребителей целевого рынка, так и современной разработки, необходимой для создания конкретного продукта. Есть две модели реализации проектного менеджмента – классический, который не терпит корректировок и внесения правок в сам проект, и гибкий, позволяющий адаптивно реагировать на изменения внутренней и внешней среды.