Что такое ЭДО

Бумажное делопроизводство - забюрократизированная и невероятно громоздкая система, создающая массу сложностей для бизнеса, госорганов, обычных граждан. Чтобы улучшить результаты планирования, повысить эффективность работы менеджмента, оптимизировать различные процессы, сократить административные расходы был создан электронный документооборот. Каких-то 10-15 лет назад использование цифровых документов наравне с бумажными было редкостью. Сегодня порядок, условия и особенности систем электронного документооборота (СЭД) в больших и маленьких компаниях регулируется на законодательном уровне.

Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) - специальная система создания, обмена, хранения электронными документами посредством сертифицированных операторов. Этот процесс жестко регламентируется: недостаточно отправить документ Word в Телеграмм или на e-mail, чтобы это считалось электронным документооборотом.

ЭДО предусматривает соблюдение двух ключевых условий:

1. Документ заверен цифровой подписью и имеет юридическую силу.
2. Отправка заверенного ЭЦП документа осуществляется посредством СЭД.

В отдельных случаях все же допускается отправка цифровых файлов по e-mail, например, если речь идет о внешнем документообороте с контрагентами, поставщиками, партнерами.

Использование ЭДО существенно упрощает работу с бумагами: на их отправку от одного специалиста другому уходят считанные секунды. При этом в системе виден статус файла, отображающий, на каком этапе находится его подписание, согласование, утверждение.

Внутренний ЭДО

Предназначен для повышения прозрачности и упрощения бумажной работы внутри компании. Например, с помощью внутреннего ЭДО создаются и пересылаются между руководством и сотрудниками разнообразные приказы, распоряжения, акты, бухгалтерские и финансовые отчеты, кадровая документация. Он является необязательным. Представители бизнеса переходят на него по собственному желанию с целью оптимизации рутинных процессов, упрощения обмена информацией между структурными подразделениями. Внутренний ЭДО может быть реализован с помощью соответствующего ПО, системы сетевых папок и облачных хранилищ.

Внешний ЭДО

Применяется в рамках сотрудничества с другими компаниями - партнерами, контрагентами, государственными структурами. Например, внешний ЭДО повсеместно задействуется для обмена налоговой отчетностью с ФНС, документами при заключении сделок и т.д. Важным моментом внешнего ЭДО является необходимость соблюдения целого ряда обязательных требований к порядку составления, оформления и утверждения документом.

Преимущества

В сравнении с традиционным, бумажным документооборотом, ЭДО имеет большое количество преимуществ:

• Уменьшение расходов бизнеса на печать, почтовую и курьерскую пересылку, содержание архива;
• Высокий уровень конфиденциальности. Обеспечивается за счет применения зашифрованных каналов связи;
• Значительная экономия времени - на формирование и отправку документов уходят считанные минуты;
• Случайно потерять электронный документ невозможно, любой файл можно найти в пару кликов мыши через многоуровневые фильтры и поиск;
• Специалисты могут отслеживать статус документа - отправлен, отклонен, подписан;
• С точки зрения права электронный файл, заверенный ЭЦП, равнозначен обычному бумажному документу;
• Повышение прозрачности бизнес-процессов.

Недостатки

Имеются у ЭДО и свои минусы:

• Необходимость регулярного резервного копирования информации;
• Далеко не все российские фирмы используют ЭДО, что создает определенные сложности при организации внешнего документооборота
• Дополнительные расходы - для подключения к СЭД потребуется приобрести сертификат ЭЦП, пакет специального программного обеспечения, организовать обучение сотрудников.

Какие компании обязаны использовать ЭДО

По большей части переход на ЭДО является абсолютно добровольным. Но все же в законе закреплен ряд случаев, когда компания должна организовать электронный документооборот, если фирма:

• осуществляет оборот товаров, маркировка которого осуществляется через систему «Честный знак»: молочка, сигареты, обувь и одежда, бутилированная вода.
• работает с импортируемыми в Россию товарами (смартфоны и компьютеры, холодильники, спецтехника и т.д.).
• принимает участие в государственных или/и муниципальных закупках.
• сдает электронную отчетность в ФНС и ФСС - требование действует в отношении хозяйствующих субъектов с количеством сотрудников более ста человек и годовым оборотом, превышающим 10 млрд. руб.

Ожидается, что в ближайшие годы этот перечень увеличится. В планах государства - постепенный перевод на ЭДО максимального количества хозяйствующих субъектов.

Как работает система ЭДО

Независимо от масштаба и специализации бизнеса схема работы ЭДО одинакова для всех:

• Специалист формирует документ, заверяет его личной ЭП;
• Оператор ЭДО выполняет проверку отправляемого файла - на это обычно уходит несколько секунд;
• Контрагент получает документ, который может согласовать своей ЭЦП или отклонить;
• Пользователь получает согласованный контрагентом экземпляр и может использовать его для дальнейшей работы.

Главный плюс ЭДО в удобстве и скорости работы: все операции выполняются в режиме реального времени, никуда ехать и везти распечатанные бумаги не придется.

Электронные подписи

Электронная подпись (ЭП) - абсолютный аналог рукописной подписи, наделенный юридической силой. Может использоваться для подписания любых электронных бумаг. Фиксирует содержание и структуру файла на момент проставления ЭЦП, подтверждает его неизменность.

Как работает ЭП

Чтобы получить доступ к ЭП необходимо установить на рабочий ПК криптопровайдер (например, КриптоПро или ViPNet), отвечающий за создание и проверку подлинности подписи, шифрование информации. Как правило, подробную инструкцию относительно того, что нужно купить для использования электронной подписи, предоставляют работники удостоверяющего центра (УЦ).

В основе технологии ЭП находится сочетание возможностей открытых и закрытых ключей. Первые генерируются в УЦ, записываются на флешку-токен. Помимо самого сертификата в памяти открытого ключа также хранятся данные о владельце ЭП, периоде ее действия, информация об УЦ. В свою очередь закрытый ключ - набор криптографических средств, символов, которые записаны на токен с целью подтверждения подлинности документа.

Схему подписания ЭД можно представить в виде следующего алгоритма:

1. Текст преобразуется посредством математической хэш-функции.
2. Измененный текст шифруется с помощью закрытого ключа.
3. ЭП вместе с документом и сертификатом проверки направляется конечному адресату.
4. Получатель с помощью открытого ключа проводит проверку подлинности сертификата, выполняет расшифровку текста.

Где взять электронную подпись

Для получения ЭП физическим и юридическим лицам достаточно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). Список УЦ, которые работают в вашем городе, можно найти на официальном портале МинЦифры РФ. Физические лица могут оформить ЭП через ближайшее отделение МФЦ.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная подпись является полностью равнозначной рукописной. Отличается высоким уровнем защиты данных. Ее создание предусматривает применение средств и инструментов криптографической защиты данных в соответствии с законодательством РФ. КЭП получила широкое распространение при подготовке и сдаче отчетности в ФНС, ФСС, участии в муниципальных и государственных закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Простая и неквалифицированная ЭП

Простая подпись используется в основном обычными пользователями для прохождения процедур идентификации и аутентификации на интернет-ресурсах и сервисах. Представляет собой уникальные логин и пароль.

Неквалифицированная подпись - бюджетный вариант ЭП для корпоративного документооборота, взаимного обмена цифровыми файлами с партнерами, поставщиками, контрагентами, с которыми заключено соответствующее соглашение.

Как выбрать оператора ЭДО

На российском рынке представлено огромное количество аккредитованных операторов ЭДО. Перечень таких организаций размещен на официальном сайте ФНС. При выборе оператора советуем учитывать следующие моменты:

• Тарифы и доступные для покупки пакеты услуг;
• Перечень функций электронного сервиса;
• Совместимость сервиса с другим корпоративным ПО;
• Поддерживаемые виды документов: кадровые, отчетные, организационно-распорядительные и т.д.;
• Виды цифровой подписи, которые нужны для работы в выбранной системе;
• Поддержка оператором интеграции с системой “Честный знак”;
• Возможность организации обмена документами на международном уровне;
• Наличие лицензии и сертифицированного ПО;
• Дополнительные затраты. Например, в онлайн-сервисе Legium.io возможно использование НЭП, а оператор СБИС предъявляет требования относительно обязательного получения КЭП, при этом он станет оптимальным решением для документооборота не только внутри, но и за пределами фирмы.

Как перейти на ЭДО

Чтобы перейти с традиционного на электронный документооборот, будьте готовы:

1. Оформить ЭП;
2. Внести соответствующие дополнения в корпоративную учетную политику, указав в ней о применении ЭДО;
3. Выбрать подходящего оператора ЭДО, подписать с ним договор на подключение;
4. Провести интеграцию ЭДО и обучение персонала.

Кто может пользоваться ЭДО

Фактически ограничений на использование ЭДО сегодня нет. Пользоваться преимуществами и возможностями электронного документооборота могут:

• Юридические лица и ИП, независимо от их масштаба и сферы деятельности;
• Бюджетные организации: школы, больницы и т.д.;
• Обычные граждане и лица, зарегистрированные в статусе самозанятых.

Как правило, переход на ЭДО выгоден для предприятий с большим количеством сотрудников, которые на постоянной основе взаимодействуют с госорганами, тратят массу времени и сил на создание и обмен документами не только внутри фирмы, но и с ее внешним окружением.

Требования к рабочему месту для ЭДО

Технические требования, предъявляемые к рабочему месту специалиста, использующего ЭДО, могут незначительно изменяться в зависимости от выбранного оператора. В общем виде необходим компьютер с последней версией ОС, стабильным интернетом, специальным ПО для использования ЭП.

Где пройти обучение по работе с ЭДО

Обучение работе с ЭДО призвано помочь руководству и специалистам фирмы лучше разобраться в теме, познакомиться с основными моментами создания, подписания и обмена цифровой документацией. Пройти обучение можно на специализированных онлайн и оффлайн курсах, которые проводят операторы ЭДО. Они могут идти в бесплатном или платном формате, по продолжительности занимать от 2-5 часов до нескольких дней.

Виды электронных документов

В системе ЭДО можно передать практически любой документ:

• Договоры. Согласно ч.2 ст.424 ГК РФ совершение гражданских сделок возможно путем обмена ЭД, в том числе с помощью e-mail.
• Первичная учетная документация. Требования и условия практического применения этой категории документов изложены в ФЗ № 402. Кроме того, специальные требования, действующие в отношении оформления и использования счет-фактур, закреплены в Налоговом кодексе страны.
• Отчетность для ФНС, ФСС - в отношении нее действует обязательное условие о подписании усиленной КЭП.
• Судебные документы - для отправки процессуальных документов в электронном виде задействуется сервис «Мой арбитр» (при обращении в арбитраж) или интернет-портал ГАС «Правосудие» (районные и городские суды).
• Обращения в госорганы - через официальные площадки министерств и ведомств, личные кабинеты пользователей.

Во всех системах ЭДО имеются шаблоны популярных документов, что позволяет существенно облегчить процесс их создания.

Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой

Сервисы ЭДО можно интегрировать практически с любой корпоративный учетной системой. Для этих целей возможно использование разноплановых решений:

• Типовые варианты интеграции. Рассчитаны на стандартные учетные системы типа 1С. Их можно оперативно адаптировать под запросы и ожидания конкретного пользователя;
• Облачные решения. Интеграция СЭД в такие учетные системы возможна с минимальными изменениями в конфигурации корпоративной СРМ.
• Индивидуальные решения. К ним обычно прибегают, если компания использует персонализированное программное обеспечение со специфическим функционалом.

Сколько стоят электронные документы

Стоимость работы с электронными документами напрямую зависит от выбранного компанией оператора ЭДО и тарифного плана. Как правило, входящая документация является абсолютно бесплатной. Цена исходящей напрямую зависит от абонентской платы - чем больше документов в пакете, тем дешевле обходится один документ.

Переходить на электронный документооборот выгодно, если фирма в месяц отправляет 100 и больше документов. В этом случае у нее есть отличные шансы сократить расходы на приобретение бумаги, краски для принтера, других расходных материалов, услуги курьерской и почтовой доставки как минимум в 3-5 раз.

Как отправить документы через систему ЭДО

Алгоритм подготовки и обмена электронными документами напрямую зависит от интерфейса конкретной системы. Меню и возможности в большинстве сервисов отличаются простотой в использовании.

Например, чтобы отправить документы через систему Диадок, нужно:

1. Зайти в раздел с документами, кликнуть по кнопке Новый документ.
2. Выбрать шаблон документа. С помощью встроенного редактора вы сможете за считанные секунды сформировать акты, счет-фактуру, накладную и любую другую документацию.
3. После того, как документ будет готов, его нужно подписать и можно отправлять.
4. Система в автоматическом режиме проверит ЭП и, если нет вопросов, отправит файл адресату.

Требования к документам

В отношении ЭД действуют:

• Общие требования. В целом они полностью аналогичны требованиям, которые действуют при работе с обычной бумажной документацией. В основном они касаются формы и содержания ЭД.
• Требования, распространяющиеся на определенный вид ЭД. Преимущественно они относятся к порядку, условиям и виду используемой цифровой подписи, которая придает бумагам юридическую силу.
• Специфические требования, которые действуют в отношении конкретных ЭД с учетом условий, целей их формирования, способов передачи, обработки, хранения. Чаще всего эти требования закреплены в НПА и инструкциях.

Соблюдении некоторых законодательных требований к оформлению, пересылке, архивному хранению цифровой документации может быть чревато штрафными санкциями, неустойками и серьезными убытками.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Электронный документооборот интересен большим предприятиям с внушительными объемами ЭДО (больше 100 документов в месяц). Во-первых, при переходе на использование СЭД бизнес получает возможность серьезно упростить и повысить скорость выполнения различных бизнес-процессов, заключения новых сделок. Во-вторых, расходы на традиционный бумажный документооборот в больших организациях достигает сотен тысяч в год, а использование возможностей ЭДО способствует уменьшению этой суммы как минимум в несколько раз. В-третьих, ЭДО уменьшает риск случайной потери или несвоевременной сдачи отчетной документации в госорганы.

Задачи электронного документооборота

Внедрение СЭД позволяет бизнесу решать широкий перечень текущих задач, достигать поставленных целей. Базовыми ориентирами при принятии решения о переходе на ЭДО становятся:

• Необходимость в улучшении качества и эффективности управления компанией. С помощью СЭД возможно создание единого хранилища с разграниченными правами доступа. При таком подходе руководитель может оперативно получать информацию, на какой стадии подготовки находится документ.
• Потребность в оптимизации рутинных, повторяющихся бизнес-операций, на которые сотрудники тратят значительную часть рабочего времени.
• Освоение новейшего ПО и цифровизация работы фирмы в соответствии с актуальными рыночными тенденциями и запросами.

При успешной реализации ключевых функций СЭД фирма получает множество выгод: точность и скорость документооборота, повышение лояльности клиентов, партнеров, контрагентов, рост мобильности предприятий, улучшение взаимодействия персонала в пределах компании.

К задачам автоматизированных СЭД можно отнести:

• Организацию системы обмена и архивного хранения электронных документов на предприятии;
• Оперативную подготовку документации в соответствии с утвержденными шаблонами;
• Классификацию и систематизацию бумажного массива данных в соответствии с определенными критериями.
• Повышение скорости и прозрачности подписания, согласования и утверждения документов;
• Контроль за документооборотом;
• Защиту информации от несанкционированного доступа, копирования, изменения.

Это далеко не полный перечень задач, которые способна решать правильно подобранная СЭД на предприятии.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг в ЭДО - технология, с помощью которой фирмы, использующие разные системы ЭД, могут обмениваться документацией. В его задачи также входит разработка и внедрение единых требований к процедуре ЭДО, форме и содержанию цифровых бумаг.

Для подключения контрагента к роумингу придерживайтесь следующей инструкции:

1. В справочнике с контрагентами выберите нужную фирму.
2. Создайте приглашение на обмен ЭД. Укажите в заявке оператора, услугами которого пользуется контрагент, наименование компании-контрагента, его электронный адрес.
3. Направьте контрагенту приглашение.

К электронному обмену документацией можно приступать после успешной настройки роуминга и одобрения заявки контрагентом.