Что такое чек-лист

Работа в режиме многозадачности, современные темпы жизни и высокая мотивация приводят к необходимости постоянного самоконтроля. В этом помогают чек-листы, которые активно используют в личных и рабочих целях. Также инструмент позволяет упростить механику контроля подчиненных и ускорить внутренние бизнес-процессы компании.

Чек-лист: определение

Простыми словами, чек-лист – это список задач, которые необходимо выполнить. При этом сферы использования этого списка неограниченны: личные и деловые процессы, туризм, производство, продажи и т.д. С английского термин переводится именно как «список для проверки», изначально его применяли для контроля порядка действий в производстве или наладке оборудования.

В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом

Формально чек-лист и список дел можно считать смежными понятиями, но на практике все зависит от типа чек-листа. При этом как в списке to-do, так и в инструкции часто важно соблюдать последовательность действий, без которой составление их теряет смысл. В чек-листе же соблюдение порядка позиций необязательно: в большинстве случаев приступить к выполнению задачи можно независимо от ее позиции в списке. Еще одно отличие чек-листа от списка дел заключается в оформлении: формат чек-листа чаще предполагает самостоятельный документ в виде отдельного файла или листа бумаги. Список to-do при этом могут не оформлять индивидуально и составлять в привычном ежедневнике или приложении для самоконтроля.

Для чего нужны чек-листы

Из-за своего удобства и пользы сейчас чек-листы используют не только в профессиональной среде, но и для контроля личных и бизнес-задач. Их применение позволяет перенаправить фокус внимания на качество выполнения задачи, а не на контроль ее осуществления. Одновременно чек-листы активно внедряют в продажах при развитии личного и коммерческого брендов: документ участвует в воронке продаж в качестве ее полноценного элемента или лид-магнита, а также помогает повысить лояльность текущих и потенциальных клиентов.

Как правильно составить чек-лист

При составлении чек-листа нет строгих правил: необходимо ориентироваться на собственные цели и периодичность использования документа, на удобство визуального оформления. Например, для формирования чек-листа в рамках управленческого контроля важно продумать заранее и методику отчетности: в одном случае список удобно распечатать в виде физического документа, в другом – оформить чек-лист в специальной программе или мобильном приложении. При этом стоит иметь в виду возможность корректировки отдельных пунктов и частоту обновления проверочного списка.

Где можно сделать чек-лист

При выборе варианта формирования чек-листа нужно также отталкиваться от целей и периодичности применения. Например, даже банальный список продуктов можно оформить в виде чек-листа, просто написав от руки. Если же речь идет о коммерческом использовании, на первый план выходит функциональность документа. В самом простом случае сделать чек-лист можно в вордовском файле. Многие сайты предлагают платные и бесплатные шаблоны чек-листов в зависимости от их типа. Свою версию можно создать в приложении или заказать у дизайнера. Последнее особенно актуально, если чек-лист планируют использовать в качестве лид-магнита или полноценного продукта для взаимодействия с потребителями.

Типы чек-листов

В первую очередь чек-листы разделяют по способу использования на разовые и систематические: первые требуются для однократной проверки списка задач, вторые удобнее использовать с помощью приложения или специальной программы. По специфике выделяют несколько основных типов:

• Список для самоконтроля – предполагает четкую структуру задач, которая часто сопровождает должностные инструкции и бизнес-процессы;
• Памятка – составляется по аналогии со списком самоконтроля, но носит более рекомендательный характер;
• Трекер – позволяет отслеживать систематичность выполнения задач в течение длительного промежутка времени;
• Развлекательный список – помогает работать с психологическими аспектами и формированием привычек.

При этом в рамках отдельных категорий также возможны различные варианты оформления чек-листов в зависимости от целей конкретного пользователя и аудитории, на которую рассчитан список проверки.

Преимущества чек-листов

Применение чек-листов в работе или быту позволяет структурировать задачи и выделить ключевые этапы для фокусировки внимания. При использовании чек-листа в рабочих процессах как сам специалист, так и руководитель могут снизить степень контроля за счет последовательных отметок в списке. Одновременно чек-листы упрощают внутреннюю отчетность на предприятии и помогают оценивать работу линейных специалистов с целью оптимизации объема задач. Если его используют в качестве элемента воронки продаж, то это повышает вовлеченность целевой аудитории и лояльность потребителей в зависимости от характера применения документа.

Как создать чек-лист

Перед стартом формирования чек-листа необходимо продумать основную и второстепенные цели, порядок использования списка и вероятность обновления его отдельных пунктов. При подготовке чек-листа на универсальную тематику можно поискать готовый шаблон в интернете: многие сайты предлагают возможность редактирования собственных макетов. Если же требуется чек-лист на редкую тему, то его лучше создать с нуля. Для этого пользуются базовыми программами на компьютере или заказывают сложный дизайн у специалиста.

Где создать чек-лист

При подготовке списка необходимо также ориентироваться на масштаб аудитории. Например, если чек-лист требуется для личных целей, то его визуальные и функциональные аспекты не так значимы. Однако в коммерческих целях лучше использовать программы и приложения, которые упростят сбор и обработку данных.

Как оформить чек-лист

Визуальное оформление чек-листа играет большую роль, когда документ применяют в качестве рычага влияния на потенциальных и текущих клиентов. Здесь следует продумать дизайн, который отражает фирменный стиль компании, позицию бренда на рынке и модель взаимодействия с целевой аудиторией. В остальных вариантах на первый план выступает удобство использования. Например, для личных целей чек-лист может выглядеть как обычный список на листе белой бумаги.

Отличия чек-листов

Основное отличие типов чек-листов заключается в цели и визуальной части, потому что суть всех списков сводится к перечню задач. Однако важно учитывать и возможность адаптации. Например, многие бухгалтерские программы и технические сервисы предлагают встроенный сервис по формированию чек-листа в зависимости от конкретной цели пользователя на рабочем этапе.

Что такое чек-лист в тестировании

Один из ярких примеров чек-листа – список при тестировании программного обеспечения, который упрощает работу специалиста. Несмотря на индивидуальные особенности каждой программы, существует универсальный перечень действий, который должен выполнить тестировщик. Причем такой формат актуален не только для начинающего специалиста, но и для опытного сотрудника, поскольку значительно ускоряет процесс и позволяет систематизировать этапы работы.

Что такое чек-лист в Битриксе

Задачи Битрикс24 помогают организовывать как онлайн, так и офлайн работу вне зависимости от масштаба и типа деятельности компании. При этом чек-листы в Битрикс дают возможность выделить ключевые цели для группы сотрудников или отдельных специалистов, а также расставить приоритеты выполнения и упростить отчетность.

Что такое чек-лист в продажах

В коммерческих отделах компаний также используют чек-листы, но здесь их разделяют на внутренние и внешние. Внутренние применяют по аналогии с задачами Битрикс – для управления и контроля команды. Внешние же нужны для взаимодействия с текущими и потенциальными потребителями. Они служат в качестве лид-магнита, самостоятельного продукта или инструмента для повышения вовлеченности и лояльности клиентов.

Что такое чек-лист в торговле

Часто чек-листы используют для корпоративной отчетности и мониторинга конкурентов. Особенно актуально это в торговле, когда аудиторы составляют чек-лист из нескольких позиций, универсальных вне зависимости от опыта работы менеджера по продажам, региона развития, количества товарных позиций и специфики товара.

Внедрение чек-листов в личную или профессиональную деятельность позволяет значительно повысить ее продуктивность благодаря экономии времени и систематическому контролю. В зависимости от целей, периодичности использования и аудитории проверочного списка определяют актуальный формат, визуальное оформление или готовый шаблон чек-листа. Использование списков в качестве маркетингового инструмента при формировании воронки продаж качественно влияет на маркетинговые и финансовые показатели при продвижении личного или коммерческого бренда.