Автоматизация бизнеса

Бизнес в условиях жесткой конкуренции вынужден сокращать издержки. Главным ресурсом сегодня является время, поэтому предприниматели стараются ускорить бизнес-процессы. Такой оптимизации поможет автоматизация бизнеса.

Что такое автоматизация бизнеса

Система автоматизации позволяет видеть людей в разрезе персональных задач, персональной ответственности, персональной эффективности. Выводится простая система: есть матрица задач, есть матрица исполнителей. Схема иллюстрирует, кто перегружен, и кто не загружен, кто не нужен компании вообще.

Автоматизация бизнеса представляет собой процесс по внедрению комплекса средств, направленных на оптимизацию производственных задач. Она позволяет вывести собственника из операционного процесса. Мы получаем настраивание всех бизнес-процессов, систематизацию бизнеса, правильный отбор людей. Появляется механическая модель, которая позволяет достигать задач, поставленных собственником. Без привязки к людям на выходе получаем систему, при которой в компании нет звезд. Каждый сотрудник абсолютно взаимозаменяем. Фокус внимания в автоматизации – реализация интересов собственников.

Системы работают независимо от человек, а повышение эффективности идет за счет изменения процессов. Это приводит к освобождению времени на принятие решений внутри компании. Зачастую собственник видит свою организацию как что-то, создающее продукт вовне, но никогда не замеряет то количество времени, которое требуется на создание этого продукта. Текущая жизнь показывает, что эффективность заключается в сокращении времени создания продукта.

Результат работы - это не титанические усилия, а абсолютно понятный процесс, который идет в соответствии со здравой логикой.

Какой бизнес нужно автоматизировать

Абсолютно любой процесс можно регламентировать. Простыми словами, автоматизации поддается какой угодно вид бизнеса. Чаще всего эти процессы затрагивают продажи, управление персоналом, закупки, логистику, создание продукта. Налаживание процессов улучшает состояние любой компании независимо от ее размера и отрасли деятельности.

Как только мы переходим на регламентацию деятельности, то убираем разум и переходим на абсолютно механические действия. Может выйти другая крайность: с одной стороны, систематизировали бизнес; с другой стороны, мы абсолютно механизировали работу. Там где надо думать и принимать решения человек начинает смотреть, в какой пункт регламента посмотреть.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Автоматизировать производство проще всего. Технологические карты раскладывают до сырьевых единиц. Далее используется специальный калькулятор, который при поступлении заказов рассчитывает, сколько сырья потребуется. Самые большие проблемы начинаются в офисе. Здесь существует часть людей, которые не привязаны напрямую к выпуску продукта. Они являются основными тормозами. Длительные цепи, наличие юристов, финансистов и бухгалтеров - тех людей, которые не понимают, что происходит с продуктом, тормозят процесс. Чтобы показать свою работу они зачастую затягивают принятие решений. Они перекладывают ответственность друг на друга. Такую проблему может решить электронный документооборот. Мы работаем с внутренней эффективностью, со скоростью взаимодействия сотрудников.

Польза автоматизации

Автоматизация помогает собирать огромный пласт информации и формировать из него базы данных. Используя анализ полученного материала, можно лучше понимать клиента и его потребности: сегментировать рынок, отрабатывать возражения, вовлекать и повышать лояльность. Организация может изменять ассортимент и планировать рекламные акции. Любые решения принимаются более взвешенно, так как они строятся на оценке прошлого опыта в количественных и качественных показателях.

Ручной способ сбора данных в EXEL или ACCESS является неэффективным, так как требует много времени и человеческих трудозатрат. Данные никак не защищены. Напротив, в СУБД они надёжно хранятся. Эта система дает возможность их интерпретации и построения сложных срезов. На выходе мы получаем упорядоченную и налаженную оперативную работу. Логичное управление задачами ускоряет производственные процессы. Снижается влияние человеческого фактора.

Как измерить эффективность автоматизации

Регламентация деятельности - важнейший этап именно в развитии и осмыслении бизнеса. Все считают, что регламент - это бюрократия. Но она нужна. Зачастую самый длинный процесс внутри компании - это порядок согласования договоров. Если посмотреть на любой процесс внутри компании, то нет ни одного аналогичного по длительности и вовлечённости, чем согласование договоров. Вопросы, которые должен задать себе собственник:

• сколько времени согласуется у вас договор?
• какое количество людей принимает участие?
• какие типы договоров вы согласовываете?

У каждого договора есть тип и значимость. Должна быть матрица согласования - это определение ролей внутри процесса и персональная ответственность. За договор отвечает человек в отделе. Следует мыслить категорией персонификации и ответственности каждого. Регламентация как следствие автоматизации позволяет видеть эффективность отдельных сотрудников компании. Если мы посмотрим, например, на договор, то зачастую он нужен в компании следующим лицам:

• кто создает продукт,
• кто сам занимается продажей,
• кто занимается поставками.

Это большое заблуждение. Надо в компании научиться выделять две категории людей:

• Зарабатывающие,
• Вспомогательные.

В иерархии следует наверх поднимать человека, создающего ценность. Затем надо выделять вспомогательные функции. Рассмотрим процесс заключения договора. Руководителю отдела продаж надо его сделать. Он ставит задачу юристу подготовить шаблон. Дальше юрист совместно с руководителем, который осуществляет деятельность по продаже, работают вместе.

Система автоматизации при выделении персональной ответственности по итогу позволяет понять насколько тот или иной специалист компании соответствует требованиям.

Мы видим уникальную ситуацию, где нет эмоций. Становится ясно, насколько человек способен до какого уровня вырасти только по замеру эффективности. Эффективность - это способность принимать решения. Чем больше человек берёт ответственность на себя, чем он четче принимает решение, меньше ошибается, тем выше его значимость.

Таким образом, измерить автоматизацию помогут метрики KPI, время, отведенное на процесс, цикл сделки, количество жалоб или обращений в службу поддержки.

Средства автоматизации бизнеса

К средствам автоматизации можно отнести все что угодно: станки, связь, компьютеры и программы. Применительно к автоматизации бизнес-процессов выделяют программное обеспечение и аппараты.

Организация на практике идет по двум путям:

• Покупка готового решения у IT-компании и последующее внедрение.
• Разработка собственного обеспечения.

Последний вариант кажется слишком затратным и бессмысленным, так как потребует много времени и ресурсов.

Для малого и среднего бизнеса самым популярным способом автоматизации выступает CRM-система.

Как выбрать систему автоматизации бизнеса

Перед тем, как выбрать систему автоматизации, нужно решить, какие задачи стоят перед руководителем и какие ресурсы имеются. Более понятно следует оцифровать показатели, которые можно переложить как задачи бизнесу:

• Выйти на новые ниши.
• Увеличить объем продаж на определенное количество процентов.
• Уменьшить себестоимость.

Вот такие простые целевые показатели дают понимание, что хочет собственник.

Самым целесообразным выходом видится обращение к интегратору. Он поможет определиться с нужным ПО и внедрить его в производственный процесс. Малые предприятия, как правило, выбирают облачные системы. Более крупные предпочитают работать автономно.

Пошаговая автоматизация малого и среднего бизнеса

Для достижения какой-либо цели, ее нужно сформулировать. Сам собственник – это цель для бизнеса. Если у владельца ее нет, то работа его компании абсолютно бессмысленна. Организация - это то существо, которое живет именно столько, сколько отведено ей исходя из желания учредителя.

Далее цель отцифровываем. Конвертируем ее в бизнес-процессы. У них появляется структура. Затем прописываем регламенты, которые позволяют всем функциям бизнеса работать правильно. Разрабатываем сценарий движение того или иного процесса. Регламенты внедряются, тестируются вживую, а потом автоматизируются. То есть на выходе мы получаем четкую, понятную цель. Бизнес-процессы имеют структуру, функционал. Прописаны регламенты, и автоматизирована работа. Мы закрываем систему и не позволяем ей расшатываться.

Есть две цели:

• собственника как физического лица;
• собственника как владельца бизнеса.

Если мы мыслим категориями «купить машину, квартиру», то понимаем, что это благо, которое дает бизнес. Это следствие. Когда есть эта цель персональная, мы ей не занимаемся. Рассматриваем цель собственника, направленную на бизнес. Смотрим на:

• позицию;
• изменения;
• захват доли рынка;
• усиление продукта;
• диверсификацию;
• интеграцию.

То есть обращаем внимание на любую вещь, тем или иным образом связанную с бизнесом, потому что все, что генерирует бизнес, превращается в деньги. Это результат усилий в бизнесе. Собственник, в конце концов, распоряжается финансами. То есть наша цель - это деньги.

Те, кто научились мыслить с горизонтом на год, уже многого достигли. Но лучше в ретроспективе 3-5 лет. Чем дальше цель, тем интереснее ее достижение. Это более глобальная задача, и есть возможность маневра.

Чаще всего нет возможности ставить цель так далеко потому, что это большой навык. Профессионалы – люди, работающие над созданием крупных компаний, строят планы на 25 лет. На первом этапе минимальная задача - создать функциональные подразделения, которые позволят выполнить задачу по бизнесу. Далее разрабатываем структуру. Мы рисуем иерархию подчиненности: кто кому подотчетен, как решают повторяющиеся проблемы. Дальше мы прописываем именно регламентацию: в случае решения вопроса, обращаться сюда, другого – сюда. Мы прописываем маршрут действия, который был на выходе. Это даёт результат, который нам нужен.

Возможные риски автоматизации бизнес-процессов

Одной из ошибок автоматизации является неграмотное техническое задание. То есть собственник не представляет, что он хочет получить в итоге. Следует пригласить разработчика, чтобы он помог понять, подлежит ли задача практической реализации.

Полезность автоматизации может не соответствовать затратам. Достаточно просто все просчитать, какая прибыль получится в результате автоматизации. Для того чтобы максимально точно посчитать будущий результат автоматизации, нужно использовать методику стоимостного анализа и анализа бизнес-процессов. При подсчете стоимости бизнес-процесса нужно учитывать не только финансовые ресурсы, но и неявные вещи:

• время сотрудников;
• амортизацию оборудования;
• затраты на переход на новые программы;
• посадка в подготовке продукции для клиентов.

После этого сравните количество затраченных ресурсов сейчас с количеством затрачиваемых ресурсов после автоматизации. Посчитайте итоговую прибыль.

Также риском может выступить излишняя автоматизация. Когда упрощаются процессы, которые случаются в организации редко.

Заключение

Подводя итог, отметим, что автоматизация позволяет ускорить бизнес-процессы. Она минимизирует время производства. Но чтобы добиться положительного результата, стоит четко ставить задачи перед внедрением новых технологий.