Ассистент руководителя

Ассистент руководителя – доверенное лицо, личный помощник, который занимается организационными вопросами и урегулированием конфликтных ситуаций. Это сотрудник, который наизусть знает распорядок дня своего начальника, умеет планировать рабочее время, эффективно общаться с окружающими людьми. Это одна из самых престижных профессий, особенно когда речь идет о помощнике руководителя крупной бизнес структуры. Лицо, приближенное к лидеру организации, нередко получает привилегии и особый статус, что позволяет ему быть на равных с ведущими сотрудниками, как руководители отделов и другие топ-менеджеры. Если ассистент успешно справляется со своими обязанностями, его рвение вознаграждается. Высокая зарплата, премии, эксклюзивные подарки от начальника – дивиденды, на которые может рассчитывать расторопный помощник.

Ассистент руководителя: кто это

Ассистент руководителя – это человек, который в любую минуту может ответить на вопрос о предстоящих деловых встречах и запланированных мероприятиях, подготовить нужный документ или организовать работу секретариата. Простыми словами главная задача помощника руководителя – взять на себя часть обязанностей, которые не требуют принятия ответственных решений. Сотрудник второго плана выполняет рутинную работу, чтобы у начальника было больше времени для решения важных бизнес задач.

Какие бывают ассистенты руководителя

Основные типы – секретарь, заместитель по коммерческой работе, персональный помощник. Секретарь – ассистент с ограниченными функциями и обязанностями. Типичные задачи секретаря: организовать кофе-брейк, подготовить документы, принимать звонки, планировать встречи начальника с рядовыми сотрудниками компании, посетителями, деловыми партнерами, представителями налоговых и других контролирующих органов.

Ассистент руководителя в широком смысле слова не ограничен ролью секретаря. Он отвечает за документооборот, курирует деловые проекты, готовит отчеты о состоянии текущих дел, разрабатывает стратегии преодоления кризисных ситуаций, предлагает перспективные направления развития бизнеса. Начальник может поручить бизнес ассистенту подготовку к выставке продукции, проведение конференции, рекламной акции или презентации, разработку плана по расширению сети дилеров.

Функции персонального помощника распространяются далеко за пределы сугубо профессиональных и деловых задач. Начальник может попросить персонального помощника заказать столик в ресторане, выполнить личное поручение, которое не имеет отношения к работе. Персональный помощник может столкнуться с необходимостью:

• Купить подарок супруге руководителя.
• Организовать семейное торжество – день рождения, юбилей, праздник по случаю окончания школы или ВУЗа одним из членов семьи.
• Найти варианты и подготовить отчет по поводу планирующегося приобретения – недвижимость, автомобиль, предметы антиквариата и произведения искусства.

Юристы советуют, прежде чем приступать к работе, внимательно изучить должностную инструкцию. Обычно личные поручения руководителя отсутствуют в списке обязанностей помощника. В этом случае можно пытаться оспорить необходимость выполнения поручений, которые выходят за рамки профессиональных вопросов. Однако нежелание заниматься личными делами семьи может послужить причиной для увольнения ассистента.

Круг обязанностей

Обязанности ассистента можно условно разделить на организационные и технические. В первом случае речь идет о разработке планов на день, неделю, год. В обязанности помощника руководителя входит:

• Создавать график встреч и мероприятий с участием начальника.
• Своевременно напоминать руководителю о запланированных событиях.
• Заботиться о покупке билетов, бронировании номера в отеле, оформлении виз и других разрешительных документов, необходимых для своевременного прибытия к месту проведения встречи или мероприятия.
• Обрабатывать входящую корреспонденцию, сортировать бумаги, преподносить начальнику с соответствующими комментариями и пометками.
• Готовить документы на подпись.
• Следить за незамедлительным поступлением распоряжений начальника в нужный отдел.
• Контролировать выполнение поручений рядовыми сотрудниками.
• Организовывать рабочие совещания и планерки.
• Взаимодействовать с начальниками отделов и рядовыми сотрудниками, чтобы доносить до руководителя пожелания и предложения персонала.
• Заниматься делопроизводством – формирование личных дел сотрудников, создание архива реализованных проектов.
• Вести деловые переговоры.
• Представлять интересы компании в компетентных органах – налоговой, противопожарной и других службах.

Технические обязанности включают подготовку рабочего места начальника, закупку канцтоваров и оборудования, которые необходимы для плодотворного рабочего процесса. Точный перечень обязанностей ассистента зависит от потребностей и целей нанимателя. Руководитель предприятия, политик или деятель культуры может открыть вакансию помощника для решения разных задач. Многие ассистенты медийных личностей забирают детей своих работодателей из школы, ухаживают за домашними животными, отвозят одежду в химчистку. Обычно точный перечень обязанностей озвучивают претенденту на должность во время собеседования.

Плюсы профессии

В числе плюсов – опыт, который может пригодиться в разных профессиональных сферах. Часто помощник руководителя крупного предприятия получает высокую заработную плату, которая может превышать 6 тыс. долларов. Однако зарплата ассистентов в небольших компаниях намного меньше. В числе значимых плюсов – возможность занять вакантное место, не имея специального образования или опыта работы. Нередко, чтобы получить престижную, высокооплачиваемую должность, нужно произвести хорошее впечатление на руководителя или сотрудника по работе с кадрами. Обаяние, находчивость, чувство юмора и умение быстро реагировать на внештатные ситуации – качества, которые привели к успеху немало амбициозных молодых людей. Дополнительный плюс – возможность стать «правой рукой», приближенным лицом статусного человека, например, известного бизнесмена, политика или деятеля искусства.

Минусы профессии

Один из самых больших минусов – ненормированный рабочий график. Если вы хотите стать хорошим ассистентом, нужно быть готовым проводить на работе вечера, работать в выходные и праздничные дни, сопровождать начальника в деловых поездках, выполнять его поручения в любое время суток. Другие минусы:

• Частые стрессы. Необходимость общения с большим количеством разных людей часто приводит к явным или скрытым конфликтам. Неудачи и трудности, большие потоки новой информации, на которую нужно реагировать немедленно, становятся причиной психологического дискомфорта, нервного и физического перенапряжения, делают человека уязвимым к негативным внешним воздействиям.
• Быстрый ритм жизни. Ассистенту нужно успевать всегда и везде. Иначе он быстро потеряет доверие руководителя и должность.
• Необходимость отодвигать на второй план свою личную жизнь, привычки, хобби, увлечения. Чтобы эффективно выполнять обязанности ассистента руководителя, нужно заботиться о его благополучии, думать о его выгоде, по сути, жить его жизнью.

К значимым недостаткам можно отнести неясные перспективы повышения по службе. В некоторых организациях для таких сотрудников не предусмотрено продвижение по карьерной лестнице. Единственная возможность профессионально расти – уволиться и искать работу в другой организации. Дополнительный минус – непредсказуемость руководителя, который может поручить любое задание, нередко противоречащее принципам и жизненной позиции помощника.

Права и ответственность

Помощник руководителя вправе вносить коррективы в трудовой распорядок для повышения эффективности работы сотрудников. В рамках своих прав он предлагает проекты по совершенствованию бизнес-процессов с целью увеличения прибыли предприятия.

Он может претендовать на соблюдение начальником трудового договора, в том числе по таким пунктам, как размер и своевременная выплата заработной платы, создание благоприятных условий труда, выполнение только таких заданий, которые входят в его компетенцию. Ответственность ассистента возникает в ситуациях, которые могут повлечь за собой ущерб для предприятия, обусловленный его некомпетентными решениями или его недобросовестным отношением к должностным обязанностям. Ответственность наступает в случаях:

• Отказ от выполнения должностных обязанностей.
• Отсутствие в офисе в рабочее время.
• Некорректное поведение в отношении посетителей и партнеров.
• Нарушение техники безопасности и пожарной безопасности.
• Превышение служебных полномочий.

У хорошего ассистента руководителя, как у любого другого сотрудника, успешно справляющегося с возложенными на него обязанностями, немало возможностей для улучшения своего материального положения и приобретения полезного опыта. Точно как и в случае возникновения ошибок в работе, ему придется отвечать за просчеты и недобросовестное отношение к своим обязанностям.

Компетенции и навыки

Хороший ассистент свободно ориентируется в вопросах финансов и права, менеджмента, маркетинга, бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства. Качества, которыми должен обладать претендент на должность ассистента руководителя:

• Рациональное мышление.
• Умение планировать.
• Скрупулезность, аккуратность и ответственность.
• Эмоциональный интеллект.
• Коммуникативные и организаторские способности.
• Широкий кругозор.
• Навыки психолога.
• Устойчивость к стрессам.
• Хорошая память.
• Владение речью, умение правильно строить фразы и выражать мысли.
• Способность эффективно действовать в режиме многозадачности.
• Умение ладить с людьми и управлять конфликтами.

Важный навык – умение хранить тайны своего начальника. Ассистенты, которые не умеют держать язык за зубами, быстро покидают престижное место работы не по собственному желанию. Приветствуется знание иностранных языков. Претендент на должность должен владеть компьютерной грамотой, свободно работать в офисных программах.

Профессия ассистента руководителя подходит трудоголикам и перфекционистам, которые готовы добиваться поставленных целей, невзирая на сложности и препятствия. Хороший помощник не покинет рабочее место, пока имеются незакрытые дела и вопросы. У претендента больше шансов получить должность, если он выглядит опрятно и презентабельно, умеет находить общий язык с разными людьми, мыслит гибко и нестандартно.

Перспективы карьерного роста

Навыки и знания, приобретенные на трудовом поприще в качестве ассистента, пригодятся при создании и развитии собственного бизнеса. Полученный опыт будет полезен будущим руководителям, поможет эффективно строить карьеру управленца. Помощник на примере начальника учится взаимодействовать с подчиненными, планировать деятельность предприятия, принимать важные решения.

Типичные ошибки начинающих ассистентов руководителей

Невнимательность, несоблюдение сроков, обозначенных для решения конкретных задач – главные причины неудач на профессиональном поприще в качестве ассистента. Если человек не умеет определять приоритеты, концентрировать внимание на важных аспектах, игнорировать незначительные детали, ему придется нелегко на посту помощника руководителя. Недопустимое нарушение – опоздание на работу. В идеале помощник должен находиться в офисе до приезда начальника.

Важные моменты профессии

Чтобы преуспеть в должности ассистента руководителя, нужно быть готовым выполнять нестандартные поручения и полностью погрузиться в жизнь своего нанимателя. Рекомендации известных рекрутеров тем, кто делает первые шаги в профессии:

• Уточнить на собеседовании круг обязанностей. Если претендент на должность понимает, с работой какого характера ему придется столкнуться, он сможет избежать неприятных неожиданностей.
• Внимание к деталям. Важно замечать и запоминать любые мелочи. Если помощник запомнил любимый сорт кофе начальника и при запросе сразу предлагает нужный напиток, он заслужит одобрение и поощрение. И наоборот, ошибки в мелочах служат раздражающими факторами, которые рано или поздно превратятся в эмоциональный взрыв, направленный на невнимательного ассистента.
• Способность предугадывать и прогнозировать. Хороший помощник заранее узнает прогноз погоды в городе, куда летит начальник, чтобы при необходимости положить ему в дорожный саквояж зонтик.
• Не паниковать, не теряться в любой ситуации. Важно оставаться спокойным и искать решение проблемы вместо проявления неуместных эмоций. Умение сохранять самообладание – важное качество, без которого не обойтись в работе.

Одно из главных правил – презентабельный внешний вид. Опрятная одежда офисного стиля неярких, приглушенных оттенков, аккуратная прическа, для женщин неброский макияж – оптимальный выбор для приближенных к руководителю лиц. Ассистент всегда под прицелом, на него обращены взгляды рядовых сотрудников, посетителей и партнеров компании.

Для каждого руководителя предприятия существуют свои собственные представления об идеальном помощнике. В числе необычных требований к кандидатам – наличие спортивного разряда, скорость ручного счета денежных купюр, опыт реализации инвестиционных проектов, знание премиальных брендов. Какими бы экзотическими не казались требования к кандидатам, не стоит сомневаться в своих силах, если вы хотите попробовать себя в роли помощника руководителя. Любой начальник не оставит без внимания такие качества своего ассистента, как надежность, преданность и ответственность.